Verplichte registratie van de arbeidstijd vanaf 2027: wat werkgevers moeten anticiperen

Een aangekondigde verplichting, maar nog zonder wettelijk kader

Vanaf 1 januari 2027 zou elke werkgever moeten beschikken over een objectief, betrouwbaar, flexibel en toegankelijk systeem voor de registratie van de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer.

De regering voorziet dat werkgevers vrij zullen zijn in de keuze van het registratiesysteem: digitale prikklok, badge, software, mobiele applicatie of een andere gelijkwaardige oplossing. Niet de vorm van het systeem is doorslaggevend, maar wel het vermogen om correcte en verifieerbare gegevens te leveren.

Op dit moment blijven echter nog heel wat vragen onbeantwoord, onder meer met betrekking tot:

• mogelijke uitzonderingen of afwijkingen;

• het exacte toepassingsgebied;

• de formele verplichtingen voor werkgevers;

• eventuele sancties bij niet-naleving.

Deze elementen zullen in de komende jaren nog wettelijk moeten worden uitgewerkt.

Een oud debat onder impuls van het Europees recht

De verplichte registratie van de arbeidstijd is geen nieuw thema. Het debat past binnen een Europese context waarin steeds meer nadruk wordt gelegd op de naleving van de regels inzake arbeidstijd en rusttijden.

Het arrest CCOO (2019)

In 2019 heeft het Hof van Justitie van de Europese Unie een richtinggevend arrest gewezen in de zaak CCOO. Het Hof oordeelde dat de lidstaten werkgevers moeten verplichten om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem in te voeren voor de meting van de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer.

Volgens het Hof is een dergelijk systeem noodzakelijk om:

• het aantal daadwerkelijk gepresteerde uren vast te stellen;

• het respecteren van de maximale arbeidstijd te controleren;

• de naleving van de minimale rusttijden zoals voorzien in het Europees recht te waarborgen.

Naar aanleiding van dit arrest heeft Spanje zijn wetgeving aangepast en een algemene verplichting tot registratie van de arbeidstijd ingevoerd, weliswaar met een aantal uitzonderingen.

Het arrest Loredas (2024)

Eind 2024 heeft het Hof zijn standpunt bevestigd en verduidelijkt in het arrest Loredas, dat betrekking had op de registratie van de arbeidstijd van huishoudelijk personeel.

Het Hof preciseerde dat een algemene verplichting tot arbeidstijdregistratie niet uitsluit dat een nationale wetgeving specifieke regelingen voorziet, bijvoorbeeld afhankelijk van de betrokken sector of de omvang van de werkgever, op voorwaarde dat werknemers over doeltreffende middelen beschikken om de naleving van de regels inzake arbeidstijd te waarborgen.

Daarnaast aanvaardt het Hof dat afwijkingen mogelijk zijn voor overuren en deeltijdarbeid, zolang deze afwijkingen het systeem niet uithollen en het zijn doel niet ontnemen.

Hoewel deze arresten betrekking hebben op Spaanse geschillen, hebben zij een referentiewaarde voor alle lidstaten van de Europese Unie, waaronder België.

Een verdeelde Belgische rechtspraak

Ook in België hebben verschillende rechtbanken zich reeds uitgesproken over geschillen in verband met arbeidstijd, met uiteenlopende benaderingen tot gevolg.

In bepaalde zaken inzake overuren leggen rechters een grotere verantwoordelijkheid bij werkgevers die niet beschikken over een systeem voor arbeidstijdregistratie. Wanneer werkgevers niet kunnen aantonen welke uren daadwerkelijk werden gepresteerd, worden zij sneller veroordeeld tot het betalen van loonachterstallen en overuren.

Andere rechtspraak benadrukt dan weer dat België tot op heden geen algemene wettelijke verplichting heeft ingevoerd en dat een werkgever niet alleen de gevolgen mag dragen van het ontbreken van een dergelijke wetgeving. In die visie blijft de bewijslast in principe bij de werknemer liggen, wat in de praktijk vaak moeilijk blijkt.

Deze uiteenlopende rechtspraak zorgt voor rechtsonzekerheid bij werkgevers.

De huidige situatie in België

Vandaag bestaat er geen algemene wettelijke verplichting tot registratie van de arbeidstijd in België. Wel gelden er specifieke verplichtingen in bepaalde situaties, onder meer:

• bij glijdende werkroosters;

• voor deeltijdse werknemers met variabele uurroosters;

• in bepaalde sectoren, zoals de bouw (Checkinatwork), de schoonmaaksector en de vleessector.

Het federale regeerakkoord verwijst opnieuw naar de invoering van een algemeen kader voor arbeidstijdregistratie en naar nieuwe juridische regels voor flexibel werken, zoals de annualisering van de arbeidstijd, maar zonder verdere concrete uitwerking.

De standpunten van de sociale partners blijven verdeeld:

• werkgeversorganisaties vrezen een bijkomende administratieve last zonder voldoende meerwaarde;

• werknemersorganisaties beschouwen arbeidstijdregistratie als een essentieel instrument ter bescherming van werknemers.

Wat betekent dit voor werkgevers?

Ook vóór 2027 kan het ontbreken van een arbeidstijdregistratiesysteem al nadelig zijn bij geschillen over:

• overuren;

• avond- of weekendwerk;

• de effectief gepresteerde werkuren.

Het invoeren van een dergelijk systeem kan echter ook voordelen bieden:

• Transparantie: een duidelijk overzicht van de prestaties vermindert discussies en vergemakkelijkt een correcte loonberekening.

• Preventie van werkoverbelasting: het opvolgen van arbeidstijden helpt bij het detecteren van overbelasting en het bewaken van het welzijn.

• Opvolging van afwezigheden: arbeidstijdregistratie vormt een objectieve basis voor het beheer van vakanties, ziekte en andere afwezigheden.

Wat kunt u vandaag al doen?

Hoewel de definitieve regelgeving nog niet bekend is, doen werkgevers er goed aan om:

• de wetgevende evoluties nauwgezet op te volgen;

• hun huidige praktijken te analyseren;

• na te gaan of een arbeidstijdregistratiesysteem aansluit bij hun organisatie.

👉 Bij vragen of onzekerheden over de impact van deze toekomstige verplichting is het aangewezen om tijdig juridisch of sociaal advies in te winnen.

Bronnen

• Diverse gespecialiseerde media

• Richtlijn 2003/88/EG van het Europees Parlement en de Raad van 4 november 2003 betreffende bepaalde aspecten van de organisatie van de arbeidstijd

• Hof van Justitie van de Europese Unie, arresten CCOO (2019) en Loredas (2024)