Je driemaandelijkse multifunctionele aangifte bij de RSZ (DmfA): een paar tips om fouten te vermijden.

 Met de deadline van 2025 in het vooruitzicht is het essentieel om te begrijpen wat er op het spel staat als het gaat om het correct en op tijd indienen van je DmfA.

Het DmfA wordt namelijk gebruikt door de verschillende socialezekerheidsinstellingen, zoals de ziekteverzekering, pensioenen, werkloosheid, enz. Daarom wordt de naleving van de verplichtingen die eruit voortvloeien niet licht opgevat, en fouten of vertragingen kunnen leiden tot zware boetes.

Gelukkig zijn er manieren om de risico's te minimaliseren en de effectiviteit van je aangifte te maximaliseren. Hier is een uitgebreide gids om je te helpen door de soms troebele wateren van DmfA te navigeren. 

          1. Waar moet je aan denken voor een succesvolle declaratie?

           a) De kalender van deadlines

Het halen van deadlines is cruciaal om boetes te vermijden.

Hoewel je loonkantoor ervoor zorgt dat deze data worden gerespecteerd, is het raadzaam om ze in je agenda te noteren zodat je jouw uitkeringsaangiften tijdig kunt voorbereiden en indienen.

Voor 2025 zijn hier de belangrijkste data om te onthouden voor uw kwartaalaangiften:

           b) Werkgeversinformatie bijwerken

Om ervoor te zorgen dat het DmfA in orde is en om fouten te vermijden, moet je ervoor zorgen dat je loonkantoorover de juiste informatie over je bedrijf beschikt (RSZ-nummer, ECB-nummer, adres, enz.).

             c) Identificatie van werknemers

Stuur je loonbeheerder de lijst met actieve werknemers voor het kwartaal in kwestie, en zorg ervoor dat je hen op de hoogte brengt met alle nieuwe werknemers en de nodige gegevens (contract, statuut, loon, enz.) en dat je hen op de hoogte brengt van vertrek.  Deze informatie over nieuwe werknemers en vertrekkende werknemers wordt in principe echter al doorgegeven aan de loonbeheerder om te voldoen aan de Dimona-verplichtingen.

           d) Salaris- en werktijdgegevens

Het is van cruciaal belang dat nauwkeurige informatie over de bezetting van werknemers tijdens het betreffende kwartaal wordt doorgegeven. Dit omvat informatie over lonen, gewerkte uren, vakantiedagen, ziekte, veranderingen in werktijden, enz.

Fouten komen vaak voor bij het indienen van DmfA-aangiften, maar door aandacht te besteden aan de bovenstaande punten kun je ervoor zorgen dat je ze tot een minimum beperkt.

Bovendien is het dankzij de correcte informatie die je aan je loonbeheerder geeft, dat hij/zij de vrijstellingen of verminderingen van RSZ-bijdragen kan identificeren die van toepassing zijn op jouw bedrijf (doelgroepvermindering, eerste aanwervingen, oudere werknemers, enz.).

          2. Wat zijn de sancties voor vertraging of fouten?

De sancties voor het te laat of foutief indienen van een DmfA kunnen zwaar zijn.

Ze kunnen financiële sancties omvatten zoals boetes en rente voor te late betaling, maar ook strafrechtelijke sancties in de ernstigste gevallen.

DmfA heeft ook een directe impact op sociale zekerheidsbijdragen. Een juiste en tijdige aangifte zorgt ervoor dat je het juiste bedrag betaalt, terwijl een onjuiste of te late aangifte kan leiden tot extra bijdragen naast de boetes.

Conclusie

Tot slot, een nauwgezet beheer van de driemaandelijkse multifunctionele aangifte (DmfA) is essentieel om ervoor te zorgen dat je bedrijf aan de Belgische sociale verplichtingen voldoet. Door de termijnen te respecteren, correcte informatie over werknemers en verloning te verstrekken en de vereiste gegevens door te sturen naar jouw loonkantoor, minimaliseert u het risico op fouten en boetes en zorgt je ervoor dat jouw sociale zekerheidsbijdragen correct worden berekend en dat de rechten van jouw werknemers worden gerespecteerd. 

Als je vragen hebt over dit onderwerp, aarzel dan niet om contact op te nemen met je Salary Solution loonbeheerder, die je graag verder helpt.