Indemnités forfaitaires de séjour à l’étranger : ce qu’il faut savoir en 2025

1. Rappel : pourquoi des indemnités forfaitaires ?

Lorsqu’un travailleur se rend à l’étranger dans le cadre de son activité professionnelle, il doit faire face à différents frais : repas, déplacements locaux, petites dépenses, parfois même des suppléments liés à la destination.

Pour éviter une lourde gestion administrative de notes de frais, la législation belge autorise, sous certaines conditions, le remboursement de ces dépenses sous forme d’indemnités forfaitaires journalières. Ces montants varient selon le pays de destination et reflètent le coût de la vie local.

Les indemnités sont considérées comme des dépenses propres à l’employeur, ce qui signifie qu’elles ne constituent pas un avantage imposable pour le travailleur, tant que les conditions d’octroi sont respectées.

2. Nouveaux montants depuis le 1er août 2025

Depuis le 1er août 2025, de nouveaux montants forfaitaires sont d’application.

La circulaire ne modifie pas les règles fondamentales mais actualise les barèmes en fonction de l’évolution des coûts à l’étranger. Pour connaître le montant précis applicable à chaque pays ou type de déplacement (longue ou courte durée), il convient de se référer aux informations communiquées dans les infoflashes relatifs aux indemnités de voyage longue durée ou courte durée.

Ces montants doivent toujours être respectés pour que l’indemnité soit acceptée par l’administration fiscale et considérée comme non imposable.

3. Fin de la durée minimale d’absence pour les voyages de moins de 24 heures

Avant 2025, lorsqu’un travailleur réalisait un voyage de service à l’étranger sans nuitée, donc avec un aller et retour le même jour, une règle stricte s’appliquait :
➡️ l’absence devait durer au moins 10 heures pour que l’indemnité journalière soit totalement considérée comme dépense propre à l’employeur.

Cette condition entraînait certains blocages, notamment pour les courts déplacements internationaux (réunions, conférences, visites de sites proches), qui restent malgré tout coûteux pour le travailleur.

Depuis le 1er janvier 2025, cette condition est définitivement supprimée.

Autrement dit :
✔️ Une indemnité journalière peut être octroyée même si la mission dure moins de 10 heures.
✔️ La dépense est pleinement considérée comme dépense propre à l’employeur, pour autant que les autres conditions réglementaires soient remplies.

Il s’agit d’une simplification qui apporte davantage de flexibilité et reflète mieux la réalité opérationnelle des entreprises.

4. Indemnité pour le jour de départ et le jour de retour : changement majeur

Pour les voyages de service de plus de 24 heures ou pour les séjours de plus de 30 jours, la règle précédente prévoyait que :

• seuls 50 % de l’indemnité journalière étaient considérés comme dépense propre à l’employeur lors du jour de départ et du jour de retour,

• aucune réduction supplémentaire ne devait être appliquée.

Cette règle est supprimée depuis le 1er janvier 2025.

Désormais :
✔️ Les jours de départ et de retour donnent droit à une indemnité complète, comme n’importe quel jour de séjour.

Cependant, une nuance importante s’applique.

Réductions lorsque certains frais sont pris en charge par l’employeur

Si l’employeur rembourse ou prend en charge directement :

• le logement,

• certains repas,

• ou des menues dépenses,

alors des réductions en pourcentage doivent être appliquées à l’indemnité journalière.

Ces réductions visent à éviter tout double remboursement du même type de frais. La circulaire confirme que ces pourcentages restent d’application, y compris pour les jours de départ et de retour.

Ce changement apporte une cohérence plus grande avec la logique globale des indemnités de séjour, tout en permettant un traitement plus généreux pour les travailleurs.

5. Concrètement, que doivent faire les employeurs ?

Pour se conformer aux nouvelles règles, les entreprises doivent :

• Mettre à jour leurs politiques internes en matière de déplacements professionnels.

• Adapter éventuellement les barèmes d’indemnités appliqués en interne.

• Informer les travailleurs des nouvelles modalités, notamment pour les voyages courts ou les jours de transition.

• Vérifier les éventuelles réductions à appliquer si certains frais sont déjà couverts (repas compris dans un forfait hôtelier, etc.).

• Conserver une trace claire des dates, heures de départ et de retour, afin de justifier l’octroi de l’indemnité.

L’objectif est à la fois de sécuriser la conformité fiscale et d’assurer un remboursement équitable des frais réellement supportés par les travailleurs.

Conclusion

Les ajustements apportés par la circulaire 2025/C/70 modernisent et simplifient le système des indemnités forfaitaires pour les séjours professionnels à l’étranger. Ils permettent une plus grande clarté, offrent davantage de flexibilité aux entreprises et renforcent la sécurité juridique en matière de remboursement de frais professionnels.

Pour toute entreprise dont les collaborateurs voyagent régulièrement, il est essentiel de revoir ses procédures internes afin d’intégrer ces nouvelles règles dès maintenant.

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Sources

Circulaire 2025/C/70 relative aux indemnités de séjour forfaitaires pour voyages de service à l’étranger et pour les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours.