Forfaitaire verblijfsvergoedingen in het buitenland: wat u moet weten in 2025

8 december 2025

Zakenreizen naar het buitenland maken deel uit van de dagelijkse realiteit van veel Belgische ondernemingen. Of het nu gaat om een korte dienstreis, een specifieke missie of een langer verblijf: werknemers maken onvermijdelijk kosten voor maaltijden, huisvesting en diverse kleine uitgaven. Om deze administratieve last te beperken, bestaat er al jaren een systeem van forfaitaire dagvergoedingen. Een nieuwe circulaire – van kracht sinds 2025 – wijzigt echter enkele belangrijke regels. Deze aanpassingen hebben betrekking op de minimale afwezigheidsduur, de berekening van vergoedingen op vertrek- en terugkomdagen en de toepassing van procentuele verminderingen wanneer bepaalde kosten al door de werkgever worden gedragen. In dit artikel geven we een duidelijk overzicht van de wijzigingen en hun praktische gevolgen voor werkgevers.

1. Waarom forfaitaire verblijfsvergoedingen?

Wanneer een werknemer voor beroepsdoeleinden naar het buitenland reist, worden verschillende kosten gemaakt: maaltijden, lokale verplaatsingen, kleine uitgaven en soms bijkomende kosten afhankelijk van de bestemming.

Om te vermijden dat elke uitgave via een onkostennota moet worden bewezen en verwerkt, staat de Belgische regelgeving toe dat deze kosten – onder bepaalde voorwaarden – worden terugbetaald via forfaitaire dagvergoedingen. De bedragen verschillen per land en weerspiegelen de lokale levensduurte.

Deze vergoedingen worden beschouwd als eigen kosten van de werkgever, en vormen dus geen belastbaar voordeel voor de werknemer, op voorwaarde dat de toekenningsvoorwaarden worden nageleefd.

2. Nieuwe bedragen sinds 1 augustus 2025

Sinds 1 augustus 2025 gelden nieuwe forfaitaire verblijfsvergoedingen.

De circulaire wijzigt de basisregels niet, maar actualiseert de bedragen in functie van de evolutie van de buitenlandse kosten. De exacte bedragen per land en per type reis (korte of lange duur) zijn beschikbaar in de eerder gepubliceerde infoflashes.

Het is belangrijk dat werkgevers steeds de toepasselijke bedragen respecteren zodat de vergoeding als niet-belastbaar wordt aanvaard.

3. Afgeschafte minimale afwezigheidsduur bij reizen < 24 uur

Tot 2025 gold voor dienstreizen naar het buitenland zonder overnachting dat de werknemer minstens 10 uur afwezig moest zijn om de volledige dagvergoeding als eigen kosten van de werkgever te kunnen beschouwen.

Dat veroorzaakte problemen bij korte opdrachten over de grens, die wel kosten meebrengen maar minder dan 10 uur duren.

Sinds 1 januari 2025 is deze voorwaarde volledig afgeschaft.

Dit betekent:
✔️ Een dagvergoeding kan worden toegekend, zelfs als de missie korter is dan 10 uur.
✔️ De vergoeding wordt volledig als eigen kosten van de werkgever aanvaard, op voorwaarde dat aan de andere voorwaarden wordt voldaan.

Dit zorgt voor meer flexibiliteit en sluit beter aan bij de dagelijkse realiteit van bedrijven.

4. Vergoeding voor vertrek- en terugkomdagen: wijziging sinds 2025

Voor dienstreizen van meer dan 24 uur en voor professionele verblijven langer dan 30 dagen gold voorheen dat:

slechts 50 % van de dagvergoeding werd aanvaard op vertrek- en terugkomdagen,
en dat er geen bijkomende procentuele verminderingen moesten worden toegepast.

Deze regel vervalt met ingang van 1 januari 2025.

Voortaan geldt:
✔️ Vertrek- en terugkomdagen geven recht op een volledige dagvergoeding.

Er moet wel rekening worden gehouden met een belangrijke nuance.

Toepassing van procentuele verminderingen bij door de werkgever gedekte kosten

Wanneer de werkgever zelf instaat voor:

de huisvestingskosten,
bepaalde maaltijden,
of kleine uitgaven,

dan moeten procentuele verminderingen worden toegepast op de dagvergoeding.

Deze verminderingen vermijden een dubbele tussenkomst voor dezelfde kostensoorten. De circulaire bevestigt dat deze regels ook gelden op vertrek- en terugkomdagen.

Dit zorgt voor meer coherentie binnen het systeem van forfaitaire verblijfsvergoedingen, terwijl werknemers toch een correcte vergoeding behouden.

5. Wat betekent dit in de praktijk voor werkgevers?

Om volledig conform te blijven, moeten werkgevers:

hun interne beleid rond buitenlandse dienstreizen bijwerken;
de gebruikte forfaitaire bedragen controleren en zo nodig aanpassen;
werknemers informeren over de gewijzigde regels, vooral voor korte reizen en overgangsdagen;
nagaan of verminderingen moeten worden toegepast wanneer bepaalde kosten reeds door de werkgever worden gedragen (bijvoorbeeld maaltijden inbegrepen in het hotel);
nauwkeurig alle reisdata en -tijden documenteren.

Dit alles zorgt voor fiscale zekerheid en voor een correcte vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten door de werknemer.

Conclusie

De wijzigingen uit circulaire 2025/C/70 moderniseren het systeem van forfaitaire verblijfsvergoedingen en bieden meer duidelijkheid en flexibiliteit. Voor bedrijven waarvan medewerkers regelmatig naar het buitenland reizen, is het essentieel om deze nieuwe regels te integreren in hun procedures.

📞 Vragen of ondersteuning nodig?

Twijfelt u over de correcte toepassing van de forfaits?
Heeft u een specifieke case of wenst u begeleiding?

Neem gerust contact met ons op – wij helpen u graag verder.

Bron

Circulaire 2025/C/70 betreffende de forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en professionele verblijven van meer dan 30 dagen.