Forfaitaire verblijfsvergoedingen voor dienstreizen naar het buitenland: de RSZ volgt de fiscus
11 februari 2026
Beroepsverplaatsingen naar het buitenland maken deel uit van de dagelijkse realiteit van heel wat ondernemingen. Of het nu gaat om vergaderingen met partners, tijdelijke opdrachten of langere professionele verblijven, dergelijke verplaatsingen brengen onvermijdelijk kosten met zich mee voor de werknemer. Om de administratieve lasten te beperken, laat de wetgever toe om deze kosten onder bepaalde voorwaarden te vergoeden via forfaitaire verblijfsvergoedingen. Eerder informeerden wij u al over de verduidelijkingen die door de fiscale administratie werden aangebracht via de circulaire 2025/C/70, met betrekking tot de forfaitaire verblijfsvergoedingen voor dienstreizen naar het buitenland en voor professionele verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen. Intussen heeft ook de RSZ bevestigd dat zij deze soepelere fiscale interpretaties volgt, met uitwerking vanaf 1 januari 2025. Deze afstemming tussen de RSZ en de fiscus zorgt voor meer rechtszekerheid en vereenvoudigt de toepassing van de forfaitaire vergoedingen in de praktijk. Hieronder lichten we de belangrijkste wijzigingen en hun impact voor werkgevers toe.
Wat wordt verstaan onder een “dienstreis naar het buitenland”?
Een dienstreis naar het buitenland is een tijdelijke verplaatsing die een werknemer maakt in het kader van zijn beroepsactiviteiten, buiten het Belgische grondgebied. Tijdens dit verblijf maakt de werknemer bijkomende kosten, zoals voor maaltijden, dranken en kleine dagelijkse uitgaven.
Onder bepaalde voorwaarden kan de werkgever deze kosten vergoeden via een forfaitaire dagvergoeding. Deze vergoeding wordt beschouwd als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever en is bijgevolg niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen of belastingen, op voorwaarde dat de geldende regels worden nageleefd.
Soepelere interpretatie sinds 1 januari 2025
Tot voor kort waren bepaalde voorwaarden voor de toekenning van forfaitaire verblijfsvergoedingen vrij strikt, met name wat betreft de minimale duur van het verblijf en de vergoeding voor vertrek- en terugkeerdagen.
Sinds 1 januari 2025 heeft de fiscale administratie deze voorwaarden versoepeld. De RSZ heeft nu bevestigd dat zij dezelfde interpretatie hanteert, waardoor een uniforme fiscale en sociale behandeling mogelijk wordt.
Geen minimale verblijfsduur van 10 uur meer
Een belangrijke wijziging betreft de minimale duur van het verblijf in het buitenland. Voorheen moest een dienstreis minstens 10 uur duren om de dagvergoeding als een eigen kost van de werkgever te kunnen beschouwen.
Sinds 1 januari 2025 is deze voorwaarde geschrapt. De volledige forfaitaire dagvergoeding kan nu ook worden toegekend voor dienstreizen van minder dan 24 uur, bijvoorbeeld wanneer de werknemer op dezelfde dag vertrekt en terugkeert.
Dit is bijzonder relevant voor ondernemingen waarvan werknemers regelmatig korte buitenlandse verplaatsingen maken.
Volledige vergoeding voor vertrek- en terugkeerdagen
Ook het regime voor vertrek- en terugkeerdagen bij dienstreizen van meer dan 24 uur en bij professionele verblijven van meer dan 30 dagen is aangepast. Waar deze vergoedingen vroeger vaak gehalveerd moesten worden, is dat sinds 1 januari 2025 niet langer verplicht.
Werkgevers mogen voortaan de volledige dagvergoeding toekennen voor deze dagen. Wel moeten nog steeds verplichte verminderingen worden toegepast wanneer bepaalde kosten, zoals maaltijden, reeds zijn inbegrepen in de door de werkgever betaalde huisvesting.
Meer eenvoud dankzij afstemming tussen RSZ en fiscus
De afstemming tussen de RSZ en de fiscale administratie betekent een belangrijke vereenvoudiging voor werkgevers. Ze vermindert het risico op uiteenlopende interpretaties bij controles en maakt het eenvoudiger om een consistente interne vergoedingspolitiek uit te werken.
Wat betekent dit voor uw onderneming?
Het blijft aangewezen om uw bestaande vergoedingsbeleid te evalueren en na te gaan of dit volledig in overeenstemming is met de regels die gelden sinds 1 januari 2025. Denk daarbij aan korte buitenlandse verblijven, meerdaagse dienstreizen en situaties waarin maaltijden of logies worden terugbetaald.
Vragen of nood aan begeleiding?
Onze juristen helpen u graag verder bij de correcte toepassing van de forfaitaire verblijfsvergoedingen.
Bronnen
-
Intermediaire RSZ-instructies van 22 december 2025, “Dienstreizen naar het buitenland”
-
Circulaire 2025/C/70 betreffende de forfaitaire verblijfsvergoedingen voor dienstreizen naar het buitenland en professionele verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen
Recente artikelen
Blijf op de hoogte door ons nieuws te volgen.
Wilt u ons nieuws in uw inbox ontvangen?