Dienstreizen naar het buitenland: nieuwe forfaitaire dagvergoedingen vanaf 1 augustus 2025

✈️ Korte dienstreizen (maximum 30 dagen)

📌 In een notendop

Bij een korte professionele opdracht in het buitenland (maximaal 30 kalenderdagen) kan de werkgever een forfaitaire dagvergoeding toekennen voor maaltijd- en kleine onkosten.

➡️ Deze vergoeding is vrijgesteld van belasting, mits de opgelegde voorwaarden van FOD Financiën worden nageleefd.

✅ Te respecteren voorwaarden

• Tot 37,18 €/dag: niet belastbaar, geen bewijsstukken vereist.

• Hogere bedragen: toegestaan mits ze overeenstemmen met de landenspecifieke barema’s van de FOD Buitenlandse Zaken (categorie 1).

• Volledige dagen afwezigheid (tussen twee overnachtingen): volledige dagvergoeding toegestaan.

• Heen- en terugreis op dezelfde dag: volledige vergoeding mogelijk indien afwezigheid meer dan 10 uur bedraagt.

• Vertrek- of terugkomdag: slechts de helft van het dagbedrag is vrijgesteld.

• Maaltijden ten laste van de werkgever: vermindering van

  • 35 % voor de lunch,

  • 45 % voor het avondmaal.

⚠️ Bij een afwezigheid van minder dan 10 uur zijn enkel bewijskrachtige onkostenstaten aanvaardbaar.

🧾 Gedekte kosten

• Middag- en avondmaal

• Drankjes en snacks

• Lokaal transport

• Telecommunicatie

• Kleine uitgaven

🚫 Niet gedekt: verblijfskosten en reiskosten van en naar de bestemming.

👥 Voor wie?

Deze regeling is van toepassing op werknemers en bedrijfsleiders van wie buitenlandse verplaatsingen niet tot de dagelijkse beroepsactiviteit behoren.

Zelfstandigen vallen buiten deze regeling en moeten alle kosten bewijzen aan de hand van documenten.

🌐 Lange dienstreizen (meer dan 30 dagen)

📌 In een notendop

Voor buitenlandse opdrachten van meer dan 30 opeenvolgende dagen kan een dagvergoeding worden toegekend om dagelijkse kosten ter plaatse te dekken. Deze vergoeding is belastingvrij, onder bepaalde voorwaarden.

✅ Te respecteren voorwaarden

• Duur van de opdracht: minimum 31 opeenvolgende dagen, maximum 24 maanden per opdracht.

• Toegelaten bedragen: conform de landenspecifieke lijst (categorie 2) of het forfaitair bedrag van 37,18 EUR.

• Geen cumul met:

  • terugbetaling op basis van bewijsstukken;

  • maaltijdcheques (aftrekken indien toegekend);

  • het fiscale voordeel van 30 % voor bepaalde opdrachten buiten Europa.

• Definitieve vestiging in het buitenland: de vergoeding wordt dan stopgezet.

• Vrijwillige verlenging: telt niet mee voor het bereiken van de 30 dagen.

🧾 Gedekte kosten

• Maaltijden (lunch & diner)

• Snacks en drank

• Lokaal vervoer

• Telecommunicatie

• Kleine uitgaven

🚫 Niet inbegrepen: verblijfskosten en reiskosten naar/van de bestemming.

💡 Bijzonderheden

• Op vertrek- en terugkomdagen geldt slechts de helft van de vergoeding.

• Worden er meerdere landen bezocht? Dan bepaalt de laatste overnachting het tarief van de volgende dag.

📄 Officiële bedragen per land

De officiële lijsten zijn gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 1 augustus 2025:

• Categorie 1 – korte opdrachten

• Categorie 2 – lange opdrachten

Ze vermelden per land het maximale bedrag voor een belastingvrije forfaitaire vergoeding.

🎯 Waarom dit systeem interessant is

Door de voorwaarden correct toe te passen:

✅ Vereenvoudigt u de administratie
✅ Zorgt u voor fiscale zekerheid
✅ Waardeert u medewerkers op missie
✅ Vermijdt u onaangename verrassingen bij controles