Du neuf en matière de déclaration des frais propres à l'employeur à partir de 2022

Petit rappel : qu'entend-on par frais propres à l'employeur ?

Les dépenses exposées par le travailleur pour le compte de l'employeur constituent des frais propres et doivent donc être remboursés par ce dernier. On songe notamment aux frais de télétravail ou de mission, à l'utilisation professionnelle de matériel privé, etc.

Il existe trois types de remboursements de frais propres à l'employeur :

- Remboursement des frais réels sur base de pièces justificatives

- Remboursement forfaitaire sur base de critères sérieux

- Remboursement forfaitaire sur base d'autres critères.

Ces frais sont-ils soumis à l'impôt et aux cotisations ONSS ?

Les remboursements des frais propres à l'employeur ne sont ni soumis au précompte professionnel et ni aux cotisations ONSS pour autant que l'employeur puisse prouver que l'indemnité sert à couvrir des frais qui lui sont propres et qu'elle a été effectivement consacrée à de tels frais.

Toutefois, ces frais doivent être repris sur la fiche fiscale des salariés (fiche 281.10) et des indépendants (fiches 281.20).

Quels sont les changements à partir de 2022 ?

Jusqu'à présent, la fiche fiscale ne précisait les montants qu'en cas de remboursement des frais qui n'étaient pas basés sur des critères sérieux. Pour les autres types de frais, aucun montant n'apparaissait.

A partir de l'année de revenus 2022, le montant spécifique pour chaque indemnité devra être mentionné sur la fiche fiscale. Le but de cette nouvelle mesure est que le fisc ait un meilleur aperçu des frais qui ont été remboursés par l'employeur pour mieux détecter les éventuels doubles emplois des indemnités de frais (remboursement par l'employeur et déduction de frais réels par le travailleur).
Ces remboursements devront donc obligatoirement figurer sur la fiche de paie et le compte individuel et ne pourront par exemple plus être remboursés en dehors du traitement de la paie sur base de justificatifs.

Nous vous conseillons dès lors de tenir un relevé par travailleur de tous les remboursements payés pendant le mois et de communiquer ces données à votre conseiller en gestion salariale lors de chaque clôture mensuelle.
Ce changement concerne les travailleurs mais aussi les dirigeants d'entreprise.

En cas de non-respect de ces dispositions, les employeurs risquent une amende administrative.