Votre déclaration multifonctionnelle trimestrielle auprès de l’ONSS (DmfA) : quelques conseils pour éviter les erreurs.

 Avec le calendrier des échéances 2025 qui se profile à l'horizon, il est essentiel de comprendre les enjeux liés à une DmfA correcte et dans les temps.

En effet, la DmfA est utilisée par les différentes institutions de la sécurité sociale, telles que l’assurance-maladie, les pensions, le chômage, etc. C’est la raison pour laquelle le respect des obligations qui en découlent n’est pas pris à la légère, et les erreurs ou retards peuvent entraîner des sanctions sévères.

Heureusement, il existe des moyens de minimiser les risques et de maximiser l'efficacité de vos déclarations. Voici un guide complet pour vous aider à naviguer dans les eaux parfois troubles de la DmfA.

          1. A quoi faut-il penser pour une déclaration réussie ?

               a) Le calendrier des échéances

 Le respect des échéances est crucial pour éviter les sanctions.

Bien que votre bureau salarial veille au respect de ces dates, il est recommandé de les noter dans votre calendrier pour préparer et soumettre les états de prestations en temps voulu.  

Pour l'année 2025, voici les dates clés à retenir pour vos déclarations trimestrielles:

               b) Mise à jour des informations de l’employeur

Afin de garantir la conformité de la DmfA et éviter les erreurs, assurez-vous que votre bureau salarial possède les données exactes concernant votre entreprise (numéro ONSS, numéro BCE, adresse, etc.).

               c) L’identification des travailleurs

Transmettez à votre bureau salarial la liste des travailleurs actifs pour le trimestre concerné, tout en veillant à communiquer les nouvelles embauches avec tous les détails nécessaires (contrat, statut, rémunération, …) et à informer des départs. Toutefois, ces informations liées aux nouveaux collaborateurs et aux sorties de service sont en principe déjà communiquées au bureau salarial afin de respecter le cadre des obligations DIMONA.

               d) Les données salariales et temps de travail

Il est crucial de transmettre des informations précises sur l’occupation des travailleurs pendant le trimestre concerné. Cela inclut les informations sur les salaires, les heures travaillées, les congés, les maladies, les modifications du temps de travail, etc.

Les erreurs sont courantes lors des déclarations DmfA mais en prêtant attention aux points mentionnés ci-dessus, vous pourrez vous assurer de les minimiser.

Par ailleurs, c’est grâce aux bonnes informations que vous transmettrez à votre gestionnaire que celui-ci pourra identifier les dispenses ou réductions de cotisations ONSS applicables à votre entreprise (réduction groupe-cible, premiers engagements, travailleurs âgés, etc.).

          2. Quelles sont les sanctions en cas de retard ou d'erreur ?

Les sanctions pour retard ou erreur dans les DmfA peuvent être sévères.

Elles peuvent comprendre des sanctions pécuniaires telles qu’amendes et intérêts de retard, mais également des sanctions pénales dans les cas les plus graves.

De plus, les DmfA ont un impact direct sur les cotisations sociales. Une déclaration précise et ponctuelle garantit que vous payez le montant correct, tandis qu'une déclaration incorrecte ou tardive peut entraîner, en plus des sanctions, des cotisations supplémentaires.

Conclusion

En conclusion, une gestion rigoureuse de la déclaration multifonctionnelle trimestrielle (DmfA) est essentielle pour assurer la conformité de votre entreprise aux obligations sociales belges. En respectant les échéances, en fournissant des informations précises sur les travailleurs et les rémunérations, et en transmettant les données requises à votre bureau salarial, vous minimisez les risques d'erreurs et de sanctions et vous vous assurez du bon calcul des cotisations sociales ainsi que  le respect des droits de vos employés.

Pour toute question à ce sujet, n'hésitez pas à contacter à votre gestionnaire Salary Solution qui se fera un plaisir de vous accompagner.