Kilometervergoeding 2026: welke bedragen gelden vanaf 1 april?

Kilometervergoeding 2026: welke bedragen gelden vanaf 1 april?

Vanaf 1 april 2026 treedt een nieuw bedrag voor de kilometervergoeding in werking. Hoewel de aanpassing beperkt lijkt, maakt ze deel uit van een breder indexeringsmechanisme dat bedoeld is om de evolutie van de kosten, met name de brandstofprijzen, beter te volgen. Voor werkgevers is het essentieel om de toepasselijke regels goed te begrijpen om een correcte en optimale terugbetaling van professionele kosten te garanderen.

In dit artikel geven we een overzicht van de geldende bedragen, de verschillende indexeringssystemen en de verplichtingen die daaruit voortvloeien.

Wat is een kilometervergoeding?

De kilometervergoeding is een financiële tegemoetkoming die een werkgever kan toekennen aan een werknemer die zijn privévoertuig (auto, motor of bromfiets) gebruikt voor professionele verplaatsingen. Deze vergoeding is bedoeld om de kosten te dekken die gepaard gaan met het gebruik van het voertuig, zoals brandstof, slijtage, onderhoud en verzekering.

Wanneer deze vergoeding bepaalde door de administratie vastgestelde plafonds niet overschrijdt, wordt ze beschouwd als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. In dat geval is ze vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen, wat dit systeem aantrekkelijk maakt voor zowel werkgever als werknemer.

Kwartaalindexering: sneller inspelen op de realiteit

Sinds 1 oktober 2022 wordt de kilometervergoeding op kwartaalbasis geïndexeerd. Dit systeem werd ingevoerd om sneller te kunnen reageren op schommelingen in de prijzen, in het bijzonder de brandstofprijzen.

Vanaf 1 april 2026 bedraagt de kilometervergoeding 0,4327 EUR/km (onder voorbehoud).

Ter herinnering:

• Van 1 januari 2026 tot 31 maart 2026: 0,4326 EUR/km
• Van 1 april 2026 tot 30 juni 2026: 0,4327 EUR/km

Zolang de toegekende vergoeding dit plafond niet overschrijdt, wordt ze beschouwd als een niet-belastbare terugbetaling van kosten en is ze vrijgesteld van RSZ-bijdragen.

Jaarlijkse indexering: een stabiel alternatief

Naast de kwartaalindexering bestaat er ook een systeem van jaarlijkse indexering. Dit biedt meer stabiliteit en kan voor sommige werkgevers interessanter zijn.

Voor de periode van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026 bedraagt de kilometervergoeding 0,4449 EUR/km.

Net zoals bij de kwartaalindexering geldt dit bedrag als fiscaal en sociaal plafond. Onder deze grens blijft de vergoeding vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen.

Kiezen tussen kwartaal- en jaarindexering

Werkgevers beschikken over een zekere vrijheid bij het kiezen van het toe te passen systeem, tenzij hun sector specifieke regels oplegt.

Er zijn twee mogelijkheden:

• Het kwartaalforfait: flexibeler en beter afgestemd op de actuele economische realiteit
• Het jaarforfait: stabieler, met een vast bedrag voor een volledige periode

Let wel: als u kiest voor het jaarlijkse systeem, moet u dit toepassen gedurende de volledige periode van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026. Het is niet mogelijk om tijdens deze periode over te stappen naar het kwartaalstelsel. Een wijziging kan pas ten vroegste vanaf 1 juli 2026.

Deze keuze moet dus zorgvuldig worden overwogen, rekening houdend met uw interne beleid en de evolutie van de kosten.

Stel ons de vraag

Is de kilometervergoeding verplicht?

Naast de bedragen rijst ook de vraag of het toekennen van een kilometervergoeding verplicht is.

In principe moet een werkgever zijn werknemers de middelen geven die nodig zijn om hun werk uit te voeren. Wanneer een werknemer zijn privévoertuig gebruikt voor professionele verplaatsingen, moeten de gemaakte kosten dus worden gedragen door de werkgever.

In de praktijk zijn er verschillende situaties mogelijk:

• Uw paritair comité verplicht een kilometervergoeding: u moet de vastgelegde bedragen en regels naleven
• Uw sector verwijst naar een koninklijk besluit:
  • Recent KB (2017) → toepassing van de kwartaalindexering
  • Oud KB (1965) → toepassing van de jaarlijkse indexering
• Geen sectorale regeling: u bent vrij om te kiezen tussen beide systemen

Het is dus cruciaal om de regels binnen uw sector na te gaan alvorens een keuze te maken.

Waarom zijn deze aanpassingen belangrijk?

Hoewel de verschillen tussen de bedragen beperkt lijken, kunnen ze op grotere schaal een aanzienlijke impact hebben, vooral in ondernemingen waar werknemers frequent verplaatsingen maken.

Een foutieve toepassing kan leiden tot:

• herkwalificatie als belastbaar loon
• bijkomende sociale zekerheidsbijdragen
• risico’s bij controles

Een correcte toepassing daarentegen zorgt voor een optimale kostenbeheersing en naleving van de wetgeving.

Conclusie

De kilometervergoeding blijft een essentieel instrument binnen het beheer van professionele kosten. Dankzij de kwartaal- en jaarindexering beschikken werkgevers vandaag over verschillende mogelijkheden om hun beleid af te stemmen op de praktijk.

Deze keuzes moeten echter zorgvuldig worden gemaakt, rekening houdend met sectorale verplichtingen en fiscale en sociale gevolgen.

👉 Heeft u vragen of wenst u uw situatie te laten nakijken? Wij begeleiden u graag bij een correcte en efficiënte toepassing van de regels.

Neem gerust contact met ons op.

Bronnen

• Circulaire 2023/C/78 betreffende de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen
• Circulaire nr. 754 van 12 juni 2025 – Aanpassing van het bedrag van de kilometervergoeding (B.S., 20 juni 2025)