Rappel des nouvelles règles concernant le remboursement de frais sur base de pièces justificatives

Petit rappel : qu'entend-on par frais propres à l'employeur ?

Les dépenses exposées par le travailleur ou le dirigeant pour le compte de l'entreprise constituent des frais propres et doivent donc être remboursés par cette dernière.

Il existe trois types de remboursements de frais propres à l'employeur : les frais réels, le remboursement sur base de critères sérieux ou sur base d'autres critères. Nous nous intéressons aujourd'hui au remboursement des frais réels sur base de pièces justificatives.

Le remboursement de ces frais est exonéré de cotisations de sécurité sociale et de précompte mobilier pour l'employé ou le dirigeant bénéficiaire.

Quels sont les changements à partir des revenus 2022 ?

De nombreuses entreprises ont recours au système de remboursement de frais. L'administration fiscale a donc voulu étendre l'obligation visant à faire figurer sur les fiches fiscales toutes les indemnités versées aux travailleurs/dirigeants. Le but étant de contrôler plus facilement les cas de double emploi des indemnités forfaitaires et de remboursement sur base de pièces justificatives.

Ces nouvelles obligations prennent cours le 1er janvier 2022. C'est pourquoi les fiches fiscales 281.10 (travailleurs) et 281.20 (dirigeants) annuelles 2022 (établies et envoyées en 2023) devront mentionner ces montants.

Toutefois la circulaire du 29 juin 2022* apporte quelques précisions sur deux situations bien précises :

- Le travailleur ou le dirigeant paie une facture au nom de son employeur et se fait rembourser : ce montant ne doit pas figurer sur la fiche car il s'agit d'une simple avance ;

- Le dirigeant ne perçoit pas les indemnités mais la somme est inscrite en « compte courant » : l'inscription sur la fiche fiscale est obligatoire.

Dernier conseil !

Nous vous conseillons dès lors de tenir un relevé par travailleur de tous les remboursements payés pendant le mois. Ce relevé détaillera la date, l'objet, le montant remboursé et les informations de la comptabilité. Nous vous invitons également à transmettre ces données à votre conseiller en gestion salariale lors de chaque clôture mensuelle.

Le non-respect des obligations applicables peut entraîner une sanction prenant la forme d'une non-déductibilité au titre de frais professionnels et/ou une amende administrative.

Notre équipe Consultancy peut également vous aider à analyser votre politique de remboursement de frais propres à l'employeur afin d'éviter des soucis en cas de contrôle.

*Circulaire 2022/C/62 - MyMinfin (fgov.be)