Frais de séjour en Belgique : quels montants appliquer à partir du 1er septembre 2026 ?

Ces indemnités peuvent être accordées sans être imposées lorsqu’elles remboursent des frais propres à l’employeur et restent dans les limites admises. Le montant ne suffit toutefois pas à lui seul. La durée du déplacement, la prise en charge éventuelle d’un repas ou d’un logement et l’existence d’un autre avantage doivent aussi être vérifiées. Voici les règles à retenir.

Les nouveaux montants applicables

À la suite de l’indexation, trois montants servent de référence depuis le 1er septembre 2026 :

• 22,08 EUR par jour pour l’indemnité forfaitaire journalière couvrant les frais de repas ;
• au maximum 16 fois 22,08 EUR par mois, soit 353,28 EUR, pour l’indemnité forfaitaire mensuelle d’un travailleur occupé à temps plein ;
• 165,60 EUR par nuit pour l’indemnité journalière complémentaire destinée aux frais de logement.

Ces montants constituent des plafonds de référence. L’employeur peut appliquer un forfait inférieur. Pour conserver le traitement fiscal prévu, il doit surtout pouvoir démontrer que l’indemnité correspond à un déplacement professionnel et que les conditions propres à chaque forfait sont respectées.

Pourquoi ces indemnités peuvent rester non imposables

Les indemnités forfaitaires versées pour rembourser des frais de séjour professionnels en Belgique ne sont pas imposables lorsqu’elles ne dépassent pas les indemnités similaires accordées aux fonctionnaires. L’administration considère ces montants comme une « norme sérieuse ». L’employeur n’a donc pas à reconstituer chaque dépense réelle lorsque le forfait et ses conditions sont correctement appliqués.

Cette règle ne transforme pas automatiquement toute indemnité en remboursement non imposable. Il doit exister un déplacement effectué dans l’intérêt de l’employeur. En outre, une même dépense ne peut pas être couverte deux fois. Si un repas, un logement ou un avantage comparable est déjà payé par l’employeur ou par un tiers, le forfait correspondant ne peut pas être accordé dans son intégralité.

L’indemnité journalière pour les frais de repas

L’indemnité journalière de 22,08 EUR vise les frais de repas supportés pendant un voyage de service en Belgique. Elle peut être octroyée lorsque le déplacement dure au moins six heures. La durée doit donc être appréciée pour chaque déplacement concerné.

Deux autres conditions évitent un double remboursement :

• le repas ne peut pas être pris en charge par l’employeur ou par un tiers ;
• le travailleur ne peut pas recevoir un autre avantage destiné à couvrir les mêmes frais de repas.

Les titres-repas demandent une attention particulière. Lorsqu’ils sont accordés pour un jour de voyage de service national, la part patronale du titre-repas doit être déduite de l’indemnité forfaitaire. Cette correction permet d’éviter que l’employeur finance deux fois le même repas.

Une référence maintenue malgré l’abrogation pour les fonctionnaires

L’indemnité forfaitaire journalière pour les frais de séjour en Belgique a été supprimée pour les fonctionnaires fédéraux le 1er janvier 2024. Cette suppression pourrait prêter à confusion pour les employeurs privés. D’après la circulaire citée en source, l’administration accepte néanmoins que l’ancien mécanisme, avec son montant indexé, continue à servir de norme sérieuse. Les conditions relatives à la durée, au repas et aux autres avantages restent pleinement applicables.

En pratique, il est donc prudent de conserver une trace de la date, de la destination, du motif et de la durée de chaque déplacement. Ces informations permettent de relier le forfait versé à une mission professionnelle identifiable.

L’indemnité forfaitaire mensuelle pour les fonctions itinérantes

Une indemnité mensuelle peut être plus simple lorsqu’une fonction implique des prestations régulières en dehors de l’entreprise. Elle concerne généralement les travailleurs itinérants. Son montant correspond à un nombre déterminé d’indemnités journalières.

Ce nombre doit être fixé à partir de la moyenne des prestations à temps plein fournies au cours de l’année précédente par les travailleurs qui exercent la même fonction. Il doit être identique pour les personnes placées dans une situation fonctionnelle comparable. Pour une occupation à temps plein, le forfait ne peut jamais dépasser 16 indemnités journalières, soit 353,28 EUR par mois sur la base du nouveau montant.

Contrairement au forfait journalier, l’indemnité mensuelle n’est pas soumise à une durée minimale de déplacement de six heures. Les règles qui empêchent le cumul restent en revanche valables : ni l’employeur ni un tiers ne peut prendre le repas en charge, et aucun autre avantage ne peut couvrir les mêmes frais.

L’indemnité complémentaire pour le logement

Lorsqu’un travailleur doit passer la nuit en Belgique en dehors de sa résidence pour exercer sa fonction, une indemnité complémentaire de 165,60 EUR par nuit peut couvrir les frais de logement.

Ce forfait n’est admis que si le logement n’est payé ni par l’employeur ni par un tiers. Le travailleur ne peut pas non plus bénéficier d’un autre avantage de même nature. Si l’entreprise réserve et règle directement l’hôtel, elle ne peut donc pas ajouter l’indemnité forfaitaire de logement pour cette même nuit.

Les bons réflexes pour l’employeur

La mise à jour des montants offre une bonne occasion de revoir la procédure interne. Les barèmes applicables depuis le 1er septembre 2026 doivent être intégrés dans la politique de frais et, le cas échéant, dans le système de paie. Il convient aussi de distinguer clairement le forfait journalier, le forfait mensuel et l’indemnité de logement.

Pour chaque catégorie, l’employeur devrait documenter les conditions d’octroi et prévoir un contrôle des cumuls. Pour le forfait mensuel, la méthode de calcul fondée sur les prestations de l’année précédente doit pouvoir être expliquée. Une politique cohérente, appliquée de la même manière aux travailleurs qui exercent la même fonction, réduit le risque d’erreur.

À retenir

Depuis le 1er septembre 2026, le forfait journalier pour les repas s’élève à 22,08 EUR, le forfait mensuel est plafonné à 353,28 EUR pour un temps plein et le forfait de logement atteint 165,60 EUR par nuit. Leur traitement non imposable dépend du respect des conditions et de l’absence de double remboursement.

Vous souhaitez vérifier l’application de ces nouveaux montants dans votre entreprise ou adapter votre politique de frais ? Contactez-nous : nous vous aiderons à examiner votre situation et à appliquer les forfaits adéquats.

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Source

• Circulaire 2026/C/83 relative aux indemnités pour frais de séjour en Belgique.