Verblijfskosten in België: welke bedragen gelden vanaf 1 september 2026?

Deze vergoedingen kunnen onbelast worden toegekend wanneer ze kosten eigen aan de werkgever terugbetalen en binnen de aanvaarde grenzen blijven. Het bedrag alleen volstaat echter niet. Ook de duur van de verplaatsing, de eventuele betaling van een maaltijd of overnachting en het bestaan van een ander voordeel moeten worden gecontroleerd. Dit zijn de belangrijkste regels.

De nieuwe toepasselijke bedragen

Na de indexering gelden sinds 1 september 2026 drie referentiebedragen:

• 22,08 EUR per dag voor de forfaitaire dagvergoeding voor maaltijdkosten;
• maximaal 16 maal 22,08 EUR per maand, of 353,28 EUR, voor de forfaitaire maandvergoeding van een voltijdse werknemer;
• 165,60 EUR per nacht voor de aanvullende dagvergoeding voor huisvestingskosten.

Deze bedragen zijn referentieplafonds. De werkgever mag een lager forfait toepassen. Om de fiscale behandeling te behouden, moet hij vooral kunnen aantonen dat de vergoeding verband houdt met een beroepsverplaatsing en dat aan de voorwaarden van het betrokken forfait is voldaan.

Waarom deze vergoedingen onbelast kunnen blijven

Forfaitaire vergoedingen voor verblijfskosten tijdens beroepsverplaatsingen in België zijn niet belastbaar wanneer ze niet hoger zijn dan gelijkaardige vergoedingen die aan ambtenaren worden toegekend. De administratie beschouwt deze bedragen als een ‘ernstige norm’. De werkgever hoeft dus niet elke werkelijke uitgave afzonderlijk te reconstrueren als hij het forfait en de voorwaarden correct toepast.

Dat betekent niet dat elke vergoeding automatisch een onbelaste terugbetaling is. Er moet een verplaatsing zijn in het belang van de werkgever. Bovendien mag dezelfde kost niet tweemaal worden vergoed. Als een maaltijd, overnachting of vergelijkbaar voordeel al door de werkgever of een derde wordt betaald, kan het overeenkomstige forfait niet volledig worden toegekend.

De dagvergoeding voor maaltijdkosten

De dagvergoeding van 22,08 EUR is bestemd voor maaltijdkosten die tijdens een dienstreis in België worden gemaakt. Ze kan worden toegekend wanneer de verplaatsing minstens zes uur duurt. Die duur moet dus voor elke betrokken verplaatsing worden beoordeeld.

Twee bijkomende voorwaarden voorkomen een dubbele terugbetaling:

• de maaltijd mag niet door de werkgever of een derde worden betaald;
• de werknemer mag geen ander voordeel ontvangen dat dezelfde maaltijdkosten dekt.

Maaltijdcheques vragen bijzondere aandacht. Wanneer een werknemer er een ontvangt voor een dag met een binnenlandse dienstreis, moet de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque van de forfaitaire vergoeding worden afgetrokken. Zo wordt dezelfde maaltijd niet tweemaal door de werkgever gefinancierd.

De referentie blijft behouden ondanks de afschaffing voor ambtenaren

De forfaitaire dagvergoeding voor verblijfskosten in België werd voor federale ambtenaren afgeschaft op 1 januari 2024. Dat kan voor verwarring zorgen bij private werkgevers. Volgens de circulaire die als bron is vermeld, aanvaardt de administratie evenwel dat het vroegere mechanisme, met het geïndexeerde bedrag, als ernstige norm blijft gelden. De voorwaarden over de duur, de maaltijd en andere voordelen blijven volledig van toepassing.

In de praktijk doet de werkgever er daarom goed aan om de datum, bestemming, reden en duur van elke verplaatsing bij te houden. Met die gegevens kan de betaalde vergoeding aan een duidelijk identificeerbare beroepsopdracht worden gekoppeld.

De forfaitaire maandvergoeding voor mobiele functies

Een maandvergoeding kan eenvoudiger zijn wanneer een functie regelmatige prestaties buiten de onderneming vereist. Ze is doorgaans bedoeld voor werknemers met een mobiele functie. Het bedrag stemt overeen met een bepaald aantal dagvergoedingen.

Dat aantal moet worden vastgesteld op basis van het gemiddelde aantal voltijdse prestaties dat werknemers met dezelfde functie in het voorgaande jaar leverden. Het aantal moet gelijk zijn voor personen in een vergelijkbare functionele situatie. Voor een voltijdse tewerkstelling mag het forfait nooit meer bedragen dan 16 dagvergoedingen, of 353,28 EUR per maand op basis van het nieuwe bedrag.

In tegenstelling tot de dagvergoeding geldt voor de maandvergoeding geen minimale verplaatsingsduur van zes uur. De regels die cumulatie voorkomen, blijven wel gelden: de maaltijd mag niet door de werkgever of een derde worden betaald en geen ander voordeel mag dezelfde kosten dekken.

De aanvullende vergoeding voor huisvesting

Wanneer een werknemer voor de uitoefening van zijn functie in België buiten zijn woonplaats moet overnachten, kan een aanvullende vergoeding van 165,60 EUR per nacht de huisvestingskosten dekken.

Dit forfait wordt alleen aanvaard als de huisvesting niet door de werkgever of een derde wordt betaald. De werknemer mag evenmin een ander voordeel van dezelfde aard ontvangen. Als de onderneming het hotel rechtstreeks boekt en betaalt, kan zij voor diezelfde nacht dus geen forfaitaire huisvestingsvergoeding toevoegen.

Praktische aandachtspunten voor werkgevers

De aangepaste bedragen zijn een goed moment om de interne procedure te herbekijken. De barema’s die sinds 1 september 2026 gelden, moeten in het onkostenbeleid en, indien nodig, in het loonsysteem worden opgenomen. Maak daarbij een duidelijk onderscheid tussen de dagvergoeding, de maandvergoeding en de huisvestingsvergoeding.

Voor elke categorie moet de werkgever de toekenningsvoorwaarden documenteren en een controle op cumulatie voorzien. Voor het maandforfait moet de berekeningsmethode op basis van de prestaties van het voorgaande jaar kunnen worden toegelicht. Een coherent beleid dat op dezelfde manier wordt toegepast voor werknemers met dezelfde functie, beperkt de kans op fouten.

Wat u moet onthouden

Sinds 1 september 2026 bedraagt het dagforfait voor maaltijden 22,08 EUR, is het maandforfait voor een voltijdse werknemer begrensd op 353,28 EUR en bedraagt het huisvestingsforfait 165,60 EUR per nacht. De onbelaste behandeling hangt af van de naleving van de voorwaarden en het verbod op dubbele terugbetaling.

Wilt u nagaan hoe u deze nieuwe bedragen in uw onderneming moet toepassen of uw onkostenbeleid aanpassen? Neem contact met ons op. Wij helpen u graag om uw situatie te beoordelen en de juiste forfaits toe te passen.

Neem contact met ons op

Bron

• Circulaire 2026/C/83 betreffende de vergoedingen voor verblijfskosten in België.