Indemnités de séjour forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger : l’ONSS s’aligne sur le fisc

Que faut-il entendre par « voyage de service à l’étranger » ?

Un voyage de service à l’étranger correspond à un déplacement temporaire effectué par un travailleur dans le cadre de son activité professionnelle, en dehors du territoire belge. Pendant ce séjour, le travailleur supporte des frais supplémentaires, notamment pour les repas, les boissons ou les menues dépenses quotidiennes.

À certaines conditions, l’employeur peut indemniser ces frais sous la forme d’une indemnité forfaitaire journalière. Cette indemnité est considérée comme un remboursement de frais propres à l’employeur et n’est, dès lors, pas soumise aux cotisations de sécurité sociale ni à l’impôt, pour autant que les conditions légales soient respectées.

Un assouplissement bienvenu depuis le 1er janvier 2025

Jusqu’à récemment, certaines règles applicables aux indemnités de séjour forfaitaires donnaient lieu à des interprétations strictes, notamment en ce qui concerne la durée minimale du séjour ou le montant de l’indemnité pour les jours de départ et de retour.

Depuis le 1er janvier 2025, l’administration fiscale a assoupli plusieurs de ces conditions. L’ONSS a désormais confirmé qu’il adopte la même position, ce qui permet d’appliquer un régime uniforme tant sur le plan fiscal que social.

En savoir plus

Suppression de la durée minimale de 10 heures

L’un des changements majeurs concerne la durée minimale du séjour à l’étranger. Auparavant, pour qu’une indemnité journalière puisse être considérée comme un frais propre à l’employeur, le séjour devait durer au moins 10 heures.

Depuis le 1er janvier 2025, cette condition a été supprimée. Il est désormais possible d’octroyer l’indemnité de séjour journalière complète même lorsque le voyage de service dure moins de 24 heures, par exemple lorsque le travailleur part et revient le même jour.

Cette modification est particulièrement intéressante pour les entreprises dont les collaborateurs effectuent régulièrement des déplacements d’une journée à l’étranger, comme des visites de clients ou des réunions internationales.

Indemnités complètes pour les jours de départ et de retour

Autre évolution importante : le traitement des jours de départ et de retour pour les voyages de service de plus de 24 heures et pour les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours.

Jusqu’à présent, les indemnités forfaitaires accordées pour ces jours devaient généralement être réduites de moitié. Depuis le 1er janvier 2025, cette réduction automatique n’est plus exigée. Les employeurs peuvent donc octroyer l’indemnité journalière complète pour ces journées.

Attention toutefois : des pourcentages de réduction restent d’application lorsque certains frais sont déjà pris en charge par l’employeur ou par la société, notamment lorsque le logement comprend également des repas ou certaines menues dépenses. Dans ce cas, il convient d’appliquer les réductions prévues afin d’éviter toute double indemnisation.

Un alignement ONSS – fisc qui simplifie la pratique

L’alignement des positions de l’ONSS et de l’administration fiscale constitue une avancée importante pour les employeurs. Il réduit le risque de divergences d’interprétation lors de contrôles et facilite la mise en place de politiques internes cohérentes en matière d’indemnités de séjour.

Cet alignement permet également une meilleure prévisibilité des coûts et limite les discussions quant au caractère imposable ou soumis à cotisations des indemnités octroyées.

Quelles actions pour les employeurs ?

Même si ces nouvelles interprétations apportent plus de flexibilité, il reste essentiel de vérifier que vos pratiques internes sont conformes aux règles en vigueur depuis le 1er janvier 2025.

Il est notamment recommandé de :

• revoir vos politiques d’indemnités journalières pour les voyages de service à l’étranger ;

• vérifier le traitement des séjours de courte durée, y compris les déplacements d’une seule journée ;

• analyser les situations dans lesquelles des repas ou le logement sont pris en charge par l’employeur ;

• s’assurer que les montants octroyés respectent les plafonds et conditions applicables.

Une politique claire et correctement documentée reste indispensable en cas de contrôle fiscal ou social.

Besoin d’accompagnement ?

L’application correcte des indemnités de séjour forfaitaires nécessite une analyse au cas par cas et une bonne connaissance des règles fiscales et sociales. Nos juristes se tiennent à votre disposition pour vous accompagner et répondre à vos questions.

👉 Contactez-nous

Sources

• Instructions intermédiaires de l’ONSS du 22 décembre 2025, « Voyages de service à l’étranger »

• Circulaire 2025/C/70 relative aux indemnités de séjour forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger et pour les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours