Thuiswerkvergoeding: het plafond stijgt vanaf september 2026 naar 164,21 euro

164,21 euro is een plafond, geen automatisch bedrag

Het nieuwe bedrag van 164,21 euro per maand kan vanaf 1 september 2026 worden toegekend. Tot en met 31 augustus blijft het maximum 160,99 euro. Een werkgever kan het maximumbedrag of een lager bedrag betalen. Het gaat dus niet om een wettelijk minimum en evenmin om een automatisch recht voor iedereen die af en toe van thuis uit werkt.

Wie komt in aanmerking voor de forfaitaire vergoeding?

Het forfait is bedoeld voor structureel en regelmatig thuiswerk in de privéruimten van de werknemer, tijdens normale werkdagen en werkuren. Voor de RSZ betekent “structureel en regelmatig” het equivalent van één werkdag per week, beoordeeld op maandbasis.

Die organisatie kan verschillende vormen aannemen: één volledige dag per week, twee halve dagen, twee uur per dag in een vijfdagenweek of één volledige week per maand. Het totale equivalent is dus doorslaggevend; er bestaat geen verplichte identieke spreiding voor alle teams.

De regel geldt zowel voor voltijdse als voor deeltijdse werknemers. Het maximumbedrag hoeft bij deeltijdse prestaties niet verplicht te worden verminderd, op voorwaarde dat ook de deeltijdse werknemer aan de vereiste van structureel en regelmatig thuiswerk voldoet.

Welke kosten dekt de kantoorvergoeding?

De vergoeding dekt een geheel van courante kosten voor de inrichting en het gebruik van een thuiswerkplek. Ze vergoedt geen specifieke factuur tot op de cent, maar kan onder meer betrekking hebben op:

het gebruik van een kantoorruimte thuis, met inbegrip van een redelijk deel van de huur of afschrijving;

elektriciteit, verwarming, water en onderhoud van de werkplek;

klein kantoor- en printmateriaal, zoals papier, inkt, pennen en mappen;

bepaalde verzekeringskosten of onroerende voorheffing die verband houden met het beroepsmatige gebruik van de woning;

kleine courante uitgaven die samenhangen met thuiswerk, zoals water, koffie of een kleine snack.

Het centrale principe is eenvoudig: de werknemer moet de gedekte kosten daadwerkelijk dragen. Eenzelfde kost mag niet tweemaal worden terugbetaald. Een werkgever kan bijvoorbeeld geen elektriciteitskost in het forfait opnemen en precies diezelfde kost daarnaast nog afzonderlijk op basis van bewijsstukken vergoeden.

Een vraag ?

Privé-internet en eigen materiaal: afzonderlijke vergoedingen

Bepaalde kosten kunnen boven op de kantoorvergoeding worden betaald wanneer ze werkelijk voor beroepsdoeleinden worden gemaakt. De RSZ-instructies voorzien onder meer in maximaal 20 euro per maand voor het professionele gebruik van een privé-internetverbinding en -abonnement. Daarnaast kan maximaal 20 euro per maand worden toegekend voor het beroepsmatige gebruik van een privécomputer met randapparatuur en software.

Gebruikt de werknemer geen privécomputer, maar wel een eigen tweede beeldscherm, printer of scanner, dan kan een ander forfait gelden: 5 euro per toestel per maand, gedurende maximaal drie jaar, met een totaal maximum van 10 euro per maand. Deze vergoedingen hebben elk hun eigen voorwaarden. Ze moeten onderbouwd zijn en mogen geen kosten dekken die al op een andere manier worden terugbetaald.

Regelmatig telewerk schriftelijk vastleggen

In de privésector wordt regelmatig telewerk geregeld door cao nr. 85. Het berust op de vrijwillige instemming van werkgever en werknemer en moet uiterlijk bij de start van het telewerk schriftelijk worden vastgelegd. Wanneer de arbeidsovereenkomst al loopt, gebeurt dat via een bijlage bij de overeenkomst.

De schriftelijke afspraak vermeldt onder meer de frequentie, de bereikbaarheid, de gekozen werkplek, de regeling voor kosten en uitrusting, de technische ondersteuning en de voorwaarden voor een eventuele terugkeer naar de bedrijfslocatie. De werkgever moet de nodige apparatuur leveren, installeren en onderhouden, en de met telewerk verbonden communicatie- en verbindingskosten dragen. Gebruikt de werknemer eigen apparatuur, dan moeten de partijen afspraken maken over de bijbehorende beroepskosten.

Mogen werknemers verschillende bedragen krijgen?

De werkgever kan aan alle betrokken werknemers hetzelfde bedrag betalen of verschillende bedragen per personeelscategorie toepassen. In dat laatste geval moet het onderscheid steunen op objectieve, coherente en controleerbare criteria. Afhankelijk van de situatie kunnen bijvoorbeeld de functie, het aantal thuiswerkdagen of de werkelijke kosten relevant zijn. Een willekeurig of louter individueel verschil is moeilijker te verantwoorden.

Administratief moeten terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever volgens de geldende regels correct op de individuele fiscale fiches worden vermeld. Het is verstandig om het thuiswerkbeleid, de bijlagen, de toekenningscriteria, de betaalde bedragen en de elementen die aantonen dat er geen dubbele terugbetaling is, zorgvuldig te bewaren. 

Occasioneel telewerk volgt een ander regime

Occasioneel telewerk speelt bij een tijdelijke situatie, bijvoorbeeld overmacht, een onverwachte staking, ernstige verkeershinder of een persoonlijke reden waardoor de werknemer tijdelijk niet naar de onderneming kan komen. Het valt niet onder cao nr. 85 en vereist niet dezelfde individuele bijlage.

Occasioneel telewerk geeft niet automatisch recht op de forfaitaire kantoorvergoeding. Werkgever en werknemer kunnen wel afspraken maken over de terugbetaling van bepaalde kosten. Een collectieve arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement kan ook een intern kader vastleggen, met onder meer de verenigbare functies, de aanvraagprocedure, bereikbaarheid, materiaal en eventuele vergoedingen.

Wat moet u nu doen?

Om het nieuwe maximumbedrag correct toe te passen, kunnen werkgevers vier punten controleren: de werkelijke geschiktheid van de begunstigden, de conformiteit van de telewerkbijlagen, het ontbreken van overlapping tussen forfaits en terugbetalingen op basis van bewijsstukken, en de aanpassing van de loonverwerking vanaf september 2026. Vergeet daarbij niet dat het hogere plafond geen automatische verhoging oplegt. Die hangt af van het ondernemingsbeleid en de toepasselijke afspraken.

Samengevat

Sinds 1 september 2026 kan de forfaitaire kantoorvergoeding oplopen tot 164,21 euro per maand voor werknemers die op maandbasis het equivalent van één werkdag per week thuiswerken. De werknemer moet de kosten zelf dragen, dubbele terugbetaling is uitgesloten en regelmatig telewerk moet schriftelijk worden vastgelegd. Vergoedingen voor privé-internet en eigen materiaal blijven afzonderlijk en hebben hun eigen maxima.

Wilt u uw thuiswerkbeleid, bijlagen of looninstellingen toetsen aan het nieuwe bedrag? Neem contact met ons op. We helpen u de regels correct op uw situatie toe te passen en uw kostenvergoedingen goed te onderbouwen.

Neem contact met ons op !

Bronnen

• RSZ – Instructies 2026/3: vergoeding voor thuiswerk

• FOD Werkgelegenheid – Regelmatig telewerk in de privésector

• FOD Werkgelegenheid – Occasioneel telewerk

• Nationale Arbeidsraad – Cao nr. 85 over structureel telewerk