Digital nomads: wat moeten werkgevers weten?

19 augustus 2026

Werken op afstand heeft een aantrekkelijke mogelijkheid gecreëerd: dezelfde job behouden en tegelijk vanuit het buitenland werken. Voor werknemers staat die formule voor vrijheid en flexibiliteit. Voor de werkgever brengt ze ook juridische, fiscale, sociale en administratieve vragen mee. Vóór u toestemming geeft, kijkt u dus best verder dan de wifi-verbinding en het tijdsverschil.

Digital nomad: waarover gaat het precies?

Een digital nomad is een professional die op afstand werkt vanuit een ander land dan het land waar de werkgever is gevestigd. Dat kan voor enkele weken zijn, maar ook voor een langere periode. Vaak neemt de werknemer zelf het initiatief: hij of zij wil dezelfde functie en arbeidsovereenkomst behouden, maar tijdelijk vanuit een andere leefomgeving werken.

Dat verschilt van een klassieke expatriatie of detachering. In die gevallen organiseert de onderneming de mobiliteit doorgaans om een concrete professionele behoefte in te vullen, met een duidelijk omschreven opdracht, duur en administratief kader. Digitaal nomadisme vertrekt vaker vanuit een persoonlijk project. Die andere aanleiding neemt de verplichtingen van de werkgever echter niet weg: zodra de werkgever het werk toestaat, wordt de activiteit daadwerkelijk in het gastland uitgeoefend.

Waarom toestemming van de manager niet volstaat

Instemmen met een werknemer die vanuit Lissabon, Montreal of Bali wil werken, lijkt misschien een interne werkafspraak. Juridisch is de werkplaats echter geen detail. Ze kan gevolgen hebben voor de belasting op het loon, de sociale zekerheid, dwingende arbeidsregels, immigratieformaliteiten, verzekeringen en payrollverplichtingen.

De eerste stap is daarom de situatie correct kwalificeren. Gaat het om occasioneel verblijf, regelmatig werken in meerdere landen, detachering op initiatief van de werkgever of een duurzame wijziging van de gewone werkplaats? Het antwoord bepaalt welke regels moeten worden onderzocht. De benaming 'digital nomad' vormt op zichzelf geen uniform juridisch statuut.

Fiscaliteit: kijk verder dan de 183-dagenregel

De bekende grens van 183 dagen wordt vaak voorgesteld als een garantie dat in het buitenland geen belasting verschuldigd is. Dat is te kort door de bocht. De fiscale woonplaats hangt af van het nationale recht en, wanneer er een dubbelbelastingverdrag bestaat, van de criteria in dat verdrag. Ook de plaats waar het werk fysiek wordt uitgevoerd, de economische werkgever en de entiteit die de loonkosten draagt, kunnen een rol spelen.

Zelfs bij een korter verblijf kan volgens de omstandigheden een lokale inhouding of aangifte nodig zijn. Omgekeerd betekent een lang verblijf niet noodzakelijk dat alles automatisch verschuift. Het toepasselijke verdrag moet worden gelezen en de feiten moeten worden gedocumenteerd: aanwezigheidsdagen, huisvesting, persoonlijke en economische banden, uitgevoerde activiteiten en de entiteit die voordeel haalt uit het werk.

De onderneming moet bovendien haar eigen risico beoordelen. Wanneer de werknemer contracten onderhandelt of sluit, duurzaam een lokale markt ontwikkelt, een leidinggevende functie uitoefent of beschikt over een werkplek die als ter beschikking van de onderneming wordt beschouwd, kan een belastbare aanwezigheid of vaste inrichting ter discussie staan. Dat risico ontstaat niet automatisch, maar verdient wel een voorafgaande analyse.

Een vraag ?

Sociale zekerheid: bepaal welk stelsel bevoegd is

Binnen de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte en Zwitserland zorgen de coördinatieregels er in principe voor dat iemand slechts aan één socialezekerheidsstelsel onderworpen is. De uitkomst verschilt naargelang de werknemer tijdelijk in een andere staat werkt, gewoonlijk in meerdere landen actief is of telewerkt vanuit zijn of haar woonstaat.

Bij een detachering die aan de Europese voorwaarden voldoet, moet het behoud van het oorspronkelijke stelsel onder meer met een A1-document worden aangetoond. Bij gewoonlijk werken in meerdere staten is het aandeel van de activiteit in de woonstaat bepalend. De RSZ vermeldt dat de woonstaat in principe bevoegd wordt zodra daar minstens 25% van de arbeidstijd wordt gepresteerd. Onder voorwaarden en tussen ondertekenende staten maakt een kaderovereenkomst het mogelijk om de wetgeving van het land van de werkgever te blijven toepassen wanneer het telewerk in de woonstaat minder dan 50% bedraagt.

Die mechanismen dekken vooral bepaalde Europese situaties. Voor een derde land moet worden nagegaan of er een bilateraal verdrag bestaat en wat het precies omvat. Zonder voorbereiding kan de werkgever zich lokaal moeten registreren, bijdragen moeten betalen of de payroll achteraf moeten corrigeren.

Arbeidsrecht, verblijf en bescherming van de werknemer

Een Belgische arbeidsovereenkomst sluit de regels van het gastland niet automatisch uit. De Europese Rome I-verordening beschermt onder meer de dwingende bepalingen die zonder rechtskeuze op de werknemer van toepassing zouden zijn. Wanneer de gewone werkplaats verschuift, of wanneer lokale regels ongeacht het contract gelden, kunnen voorschriften rond arbeidsduur, minimumloon, vakantie, gezondheid en veiligheid relevant worden.

Ook het verblijfs- en arbeidsrecht moet worden gecontroleerd. Een toeristenvisum laat werken op afstand niet noodzakelijk toe, zelfs wanneer de werkgever in het buitenland is gevestigd. Sommige landen bieden een visum voor digital nomads aan, maar de voorwaarden, duur en fiscale gevolgen verschillen. Een immigratietoelating is dus geen fiscale goedkeuring en evenmin een vrijstelling van sociale bijdragen.

Ten slotte stopt de welzijnsverantwoordelijkheid van de werkgever niet aan de grens. Werkplek, werkuren, recht op deconnectie, arbeidsongevallen, medische bijstand, gegevensbescherming en cyberveiligheid horen deel uit te maken van de beslissing.

Payroll en administratie: lokale verplichtingen vooraf bekijken

Uit de analyse kan blijken dat een schaduw- of parallelle payroll nodig is, dat lokaal belasting moet worden ingehouden, dat de werknemer bij een buitenlandse overheid moet worden aangegeven of dat de onderneming zich als werkgever moet registreren. De arbeidsovereenkomst, arbeidsongevallenverzekering, ziektekostenverzekering en voordelen moeten vervolgens coherent worden herbekeken.

Payroll mag niet als laatste worden betrokken. Ze zet de fiscale en sociale conclusies om in de praktijk. Een beslissing zonder de payrollspecialisten kan leiden tot foutieve loonfiches, laattijdige inhoudingen en een onaangename ervaring voor de werknemer.

Werk met een beleid voor internationaal telewerk

Een duidelijk beleid maakt van een individuele vraag een beheersbaar proces. Het moet voldoende precies zijn om de onderneming te beschermen en tegelijk ruimte laten voor een beoordeling per dossier. Relevante criteria zijn onder meer:

toegelaten of uitgesloten landen, rekening houdend met risico's en beschikbare expertise;
de maximale duur, het aantal verblijven per jaar en de aanvraagtermijn;
de functies die in aanmerking komen en activiteiten die vanuit het buitenland verboden zijn;
de vereiste goedkeuringen van HR, tax, legal, security en payroll;
regels over kosten, werkuren, verzekeringen, materiaal en cyberveiligheid;
de verplichting voor de werknemer om juiste informatie en elke wijziging te melden.

De juiste aanpak: analyseren vóór u toestemming geeft

Digitaal nomadisme kan de aantrekkelijkheid van een werkgever vergroten en inspelen op een reële vraag naar flexibiliteit. Het mag echter geen blinde vlek worden. Een evenredige procedure met een aanvraagformulier, risicoanalyse, schriftelijke beslissing en opvolging van aanwezigheidsdagen maakt het vaak mogelijk om mobiliteit en compliance te verzoenen.

Overweegt u een werknemer vanuit het buitenland te laten werken, of beheert u al meerdere digital-nomaddossiers? Wij helpen u de risico's te analyseren, de nodige documenten voor te bereiden en de payroll- en rapporteringsverplichtingen te organiseren.

Neem contact met ons op !

Opmerking: dit artikel geeft algemene aandachtspunten weer. De regels moeten voor elke landencombinatie en elke individuele situatie afzonderlijk worden gecontroleerd.