Met uw bedrijfswagen op vakantie? Ga gerust op pad dankzij een duidelijke car policy

Waarom is een car policy belangrijk?

Een bedrijfswagen maakt vaak deel uit van het loonpakket. Het gebruik ervan is dus niet beperkt tot louter professionele verplaatsingen: ook privégebruik – zoals vakantie – is mogelijk. Maar zoals bij elk voordeel horen er ook regels bij.

Op vakantie zijn onverwachte situaties nooit ver weg: boetes, schade of zelfs diefstal van de wagen... Een heldere car policy voorkomt misverstanden en laat iedereen met een gerust hart vertrekken.

Wie mag met de wagen rijden tijdens de vakantie?

Een cruciaal punt in de car policy: wie mag er achter het stuur?

Sommige werkgevers beperken het gebruik tot de werknemer zelf, maar het is gebruikelijk om dit ook toe te staan aan samenwonende partners of kinderen – zelfs wanneer de werknemer niet aanwezig is. Duidelijkheid hierover voorkomt onaangename verrassingen bij een incident.

Schade of ongeval: wie is verantwoordelijk?

Niemand hoopt erop, maar een ongeval is nooit uitgesloten. Daarom moet de car policy duidelijk zijn over aansprakelijkheid:

• Uitsluitend professioneel gebruik: werkgever is verantwoordelijk.

• Zware inbreuken of herhaalde fouten (zoals rijden onder invloed, door het rood rijden, enz.): werknemer kan aansprakelijk zijn.

• Privégebruik (vakantie, woon-werkverkeer, enz.): werknemer draagt de verantwoordelijkheid.

De policy kan ook specifieke afspraken bevatten, bijvoorbeeld:

• Franchise altijd ten laste van de werknemer,

• Enkel bij het eerste schadegeval ten laste van de werkgever,

• Buitenlandse herstellingen op kosten van de werknemer.

💡 Tip: leg ook de procedure bij een ongeval vast (wie verwittigen, termijnen…) en vermeld of er een vervangwagen voorzien is.

Extra opties: wat mag er geïnstalleerd worden?

Pechhulp, dakboxen, fietsrekken… Het verhoogt het comfort op vakantie. Maar zijn ze toegelaten?

De car policy bepaalt de spelregels: installatie door erkende dealers, impact op de cataloguswaarde en mogelijke persoonlijke bijdragen. Sommige opties kunnen zelfs via een flexibel verloningsplan worden opgenomen!

Een andere wagen nodig?

Soms volstaat de bedrijfswagen niet voor de vakantie: grote gezinnen, lange afstanden, voorkeur voor een ander model... Enkele mogelijke oplossingen:

• Gebruik van een poolwagen tijdens de vakantie (met forfaitair voordeel),

• Tweede bedrijfswagen, uitsluitend voor privégebruik (met solidariteitsbijdrage).

Brandstof en opladen: wie betaalt wat?

Tijdens vakantieritten vliegen de kilometers voorbij… en dus ook de tank- of laadbeurten.

Een goede car policy bepaalt:

• Wie betaalt de brandstof of het laden?

• Is er een kilometer- of kostenplafond in het buitenland?

• Mag men snellaadstations gebruiken, en waar?

En bij diefstal?

Bij diefstal van voertuig, sleutels of nummerplaat is een aangifte bij de politie verplicht – in België of daarbuiten.

Controleer of de car policy voorziet in een aanvullende verzekering voor gestolen goederen uit de wagen.

Samengevat

Een duidelijke car policy is de sleutel tot een zorgeloze vakantie met de bedrijfswagen.

✔️ Voor de werknemer: rust in het hoofd.
✔️ Voor de werkgever: minder risico, heldere afspraken en kostenbeheersing.

Klaar om zorgeloos op reis te vertrekken?
Bij Salary Solution helpen wij u graag bij het opstellen van een heldere en sluitende car policy, afgestemd op uw bedrijf en medewerkers.

📩 Contacteer ons en verzeker uzelf (en uw team) van gemoedsrust!