Combien de temps devez-vous conserver les documents sociaux ?

Dans le but d’éviter la fraude sociale, chaque employeur est tenu d’établir et de conserver une série de documents, appelés les documents sociaux. En cas de manquement à ses obligations, il s’expose à de lourdes sanctions pénales.

Quels sont les documents sociaux qui doivent être édités ?

• Le registre général du personnel : depuis le 1er janvier 2003, il est uniquement obligatoire pour les travailleurs qui ne sont pas visés par la dimona.
• Le registre spécial du personnel : destiné aux employeurs qui occupent des travailleurs qui sont occupés simultanément sur plusieurs lieux de travail.
• Le compte individuel : c’est le récapitulatif de toutes les prestations de travail fournies par un travailleur et des rémunérations afférentes.
• Les contrats d’occupation d’étudiants, des travailleurs à domicile, pour l’exécution d’un travail temporaire ou les conventions d’immersion professionnelle.
• Le registre des présences dans certains secteurs.

Quel est le délai de conservation des documents sociaux ?

Tout employeur doit conserver les documents sociaux pendant une période de 5 ans. Cette période de 5 ans débutera à des moments différents selon le type de document :

• Contrats de travail cités précédemment : à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat.
• Comptes individuels : à l’expiration de la période de tenue du document, c’est-à-dire à partir de la clôture annuelle du compte.
• Le registre général et spécial du personnel : à partir de la dernière inscription obligatoire, c’est-à-dire au plus tard le 7ème jour après la date de sortie du dernier travailleur.

Pour les autres contrats que ceux cités ci-dessus, il n'y a pas d'obligation de conservation. Toutefois, nous conseillons de les conserver durant un an après la cessation du contrat.

Le règlement de travail doit quant à lui être conservé aussi longtemps qu’il y a des travailleurs en service.

Les documents fiscaux (fiches fiscales), les documents comptables et les documents relatifs à la TVA doivent être conservés 7 ans.

Nous vous rappelons également que conformément au RGPD, les entreprises ne peuvent pas conserver des données à caractère personnel, plus longtemps que nécessaire.

Où et comment doivent être conservés les documents sociaux ?

L’employeur doit conserver les documents sociaux à l’un des endroits suivants :

• À l’adresse à laquelle il est inscrit à l’ONSS
• À son domicile s’il est en personne physique ou au siège social s’il s’agit d’une société
• S’il s’agit d’une entreprise étrangère, les documents doivent être conservés au domicile d’une personne physique qui tient ces documents en tant que mandataire.

Les documents sociaux peuvent être conservés sous quelque forme que ce soit à condition que les copies soient lisibles et que la forme de reproduction permette une surveillance efficace.