Frais de séjour en Belgique : quels nouveaux montants depuis le 1er mars 2026 ?

Un principe clé : une indemnité non imposable sous conditions

Lorsqu’un employeur octroie une indemnité forfaitaire à ses travailleurs pour couvrir les frais de séjour liés à des déplacements professionnels en Belgique, celle-ci peut être exonérée d’impôts et de cotisations sociales.

Toutefois, cette exonération n’est pas automatique. Elle repose sur une condition essentielle : le montant accordé ne peut pas dépasser celui octroyé par les autorités publiques à leurs fonctionnaires pour des situations comparables. Ces montants constituent ce que l’administration considère comme une « norme sérieuse ».

En pratique, cela signifie que tant que vous respectez ces plafonds et les conditions associées, les indemnités versées ne seront pas considérées comme un avantage imposable.

Les montants applicables depuis le 1er mars 2026

Suite à l’indexation intervenue début 2026, les montants de référence ont été revus à la hausse. Ils s’élèvent désormais à :

• 21,64 EUR par jour pour les frais de repas ;

• Maximum 16 fois 21,64 EUR par mois pour une indemnité mensuelle (soit pour les fonctions itinérantes) ;

• 162,35 EUR par nuit pour les frais de logement.

Ces montants servent de base pour déterminer les indemnités forfaitaires que vous pouvez octroyer à vos travailleurs.

Indemnité journalière pour les frais de repas : conditions à respecter

L’indemnité forfaitaire journalière destinée à couvrir les repas n’est pas applicable dans tous les cas. Trois conditions principales doivent être réunies :

1. Une durée minimale de déplacement : le travailleur doit être en déplacement professionnel pendant au moins 6 heures ;

2. Absence de prise en charge des repas : ni l’employeur, ni un tiers ne doit payer directement les repas ;

3. Pas de double avantage : aucun autre avantage ne peut couvrir les mêmes frais.

Un point d’attention particulier concerne les titres-repas. Si vous octroyez déjà des chèques-repas pour un jour donné, l’intervention patronale dans ces titres doit être déduite du montant de l’indemnité journalière.

Une indemnité toujours valable malgré son abrogation pour les fonctionnaires

Il est intéressant de noter que l’indemnité journalière pour frais de séjour des fonctionnaires fédéraux a été supprimée depuis le 1er janvier 2024.

Cependant, l’administration fiscale continue d’accepter ces montants comme référence pour le secteur privé, à condition que les règles soient respectées. Cela signifie que les employeurs peuvent toujours s’y baser en toute sécurité, malgré l’abrogation officielle.

Indemnité forfaitaire mensuelle : une solution pour les fonctions itinérantes

Pour les travailleurs dont la fonction implique des déplacements fréquents (commerciaux, techniciens, consultants, etc.), il est possible d’opter pour une indemnité forfaitaire mensuelle.

Cette formule simplifie la gestion administrative en évitant de devoir calculer une indemnité au jour le jour.

Le montant mensuel est déterminé sur base :

• du nombre moyen de jours de déplacement observé au cours de l’année précédente ;

• d’un nombre identique pour tous les travailleurs exerçant la même fonction.

Attention toutefois : cette indemnité ne peut jamais dépasser 16 fois le montant de l’indemnité journalière, soit un plafond basé sur une occupation à temps plein.

Contrairement à l’indemnité journalière, la condition des 6 heures ne s’applique pas ici. En revanche, les autres règles restent valables : pas de prise en charge des repas ni de double indemnisation.

Frais de logement : une indemnité complémentaire possible

Lorsque les travailleurs doivent passer la nuit hors de leur domicile pour des raisons professionnelles, une indemnité complémentaire peut être prévue pour couvrir les frais de logement.

Depuis le 1er mars 2026, cette indemnité peut atteindre 162,35 EUR par nuit.

Là encore, certaines conditions doivent être respectées :

• le logement ne peut pas être pris en charge directement par l’employeur ou un tiers ;

• aucun autre avantage similaire ne peut être accordé pour les mêmes frais.

Cette indemnité vise à simplifier le remboursement des frais, notamment lorsque les travailleurs ne fournissent pas de justificatifs détaillés.

Pourquoi ces règles sont importantes pour votre entreprise ?

L’application correcte des indemnités de séjour présente plusieurs avantages :

• Sécurité fiscale et sociale : éviter une requalification en rémunération imposable ;

• Simplification administrative : grâce à l’utilisation de forfaits reconnus ;

• Attractivité employeur : offrir une compensation équitable aux travailleurs en déplacement.

À l’inverse, une mauvaise application peut entraîner des redressements fiscaux ou des cotisations sociales supplémentaires.

Il est donc essentiel de bien comprendre les conditions et de les documenter correctement.

En résumé

Les nouveaux montants applicables depuis le 1er mars 2026 offrent une base claire pour le remboursement des frais de séjour en Belgique. Toutefois, leur utilisation nécessite le respect strict de certaines conditions, tant en matière de durée de déplacement que d’absence de double avantage.

Chaque situation étant spécifique, il est recommandé d’analyser vos pratiques internes afin de s’assurer de leur conformité.

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Sources

• Circulaire 2026/C/35 relative aux indemnités pour frais de séjour en Belgique

• SPF Finances – indemnités forfaitaires et normes sérieuses