Bonne pratique : l’utilisation de l’e‑Box Enterprise pour vos communications avec le SPF Emploi Travail et Concertation sociale (SPF ETCS)

Qu’est-ce que l’e-Box Enterprise ?

L’e-Box Enterprise est une boîte aux lettres électronique sécurisée, spécifiquement dédiée aux entreprises. Elle rassemble, à un seul endroit, les communications officielles adressées par les institutions publiques — telles que le SPF Finances, l’Office national de sécurité sociale (ONSS), l’Office national de l’ emploi (ONEM) ou encore le SPF ETCS.

Pour une entreprise, activer et consulter l’e-Box Enterprise signifie donc se tenir informée de manière fiable, rapide et sécurisée des décisions, notifications et interactions officielles.

Qu’est-ce qui change depuis le 1er octobre 2025 ?

Avant cette date, pour le SPF ETCS — qui relègue les décisions et notifications à destination des entreprises — seul le courrier ordinaire (non recommandé) était régulièrement transmis via l’e-Box Enterprise. Les lettres recommandées faisaient encore exception.

Depuis le 1er octobre 2025, les deux types de correspondance (ordinaire et recommandée) sont envoyés via l’e-Box Enterprise si celle-ci est activée par l’entreprise concernée.

Exemplaire concret : les décisions d’amende administrative, auparavant envoyées par courrier recommandé postal, pourront désormais également transiter par l’e-Box Enterprise.

Pourquoi cette transition ?

La démarche s’inscrit à plusieurs niveaux :

• Digitalisation et modernisation : Les institutions publiques belges intensifient l’usage des canaux numériques pour leurs correspondances aux entreprises, ce qui permet un gain de rapidité, une traçabilité renforcée et une réduction des envois papier.

• Sécurité accrue : L’e-Box Enterprise est conçue comme un canal sécurisé, ce qui limite les risques liés à la perte de courrier, aux délais postaux ou à l’absence de réception.

• Durabilité : Moins de papier = moindre impact environnemental, ce qui fait partie des objectifs plus larges de modernisation des services publics.

Quels impacts pour votre entreprise ?

Cette évolution implique plusieurs conséquences à prendre en compte :

• Obligation de vigilance : Si votre entreprise a activé l’e-Box Enterprise, c’est désormais ce canal qu’il faut surveiller. Ne pas consulter réduire le risque de passer à côté d’une correspondance importante.

• Activation requise : Si l’e-Box Enterprise n’est pas encore activée, il est impératif de le faire rapidement afin de ne pas être exclu du nouveau flux de correspondance.

• Notifications et gestion interne : Vous devrez probablement organiser une procédure interne de consultation de l’e-Box Enterprise : qui est responsable de la vérification ? À quelle fréquence ? Quelle est la procédure en cas de réception urgente ?

• Archivage et preuve de réception : Bien que l’e-Box facilite l’accès rapide, une gestion rigoureuse des communications (classement, sauvegarde, transmission aux services concernés) reste indispensable.

• Évolution future : Cette mesure pour le SPF ETCS peut présager d’une généralisation pour d’autres types de documents ou organismes, ce qui implique d’anticiper un basculement numérique plus large.

Bonne pratique : 5 conseils pour rester en ordre

1. Vérifiez immédiatement l’activation de votre e-Box Enterprise. Rendez-vous sur le site dédié (ex. : eboxenterprise.be) pour confirmer que l’accès est opérationnel.
2. Assignez une personne responsable : un membre de votre équipe doit consulter régulièrement l’e-Box et alerter les services concernés en cas de document important.
3. Mettez en place un processus de notification interne : dès réception d’un message via l’e-Box, une alerte interne peut déclencher la lecture, le classement et la réponse éventuelle.
4. Archivez correctement les correspondances reçues : pensez à exporter ou sauvegarder les documents au fur et à mesure — l’e-Box facilite la réception, mais l’archivage reste votre responsabilité.
5. Informez votre équipe/comptabilité/juridique de ce changement : pour les entreprises qui traitent avec le SPF ETCS (via amendes, contrôles sociaux, etc.), cette transition numérique est un événement à intégrer dans les habitudes.

En conclusion

Le basculement complet de la correspondance du SPF ETCS vers l’e-Box Enterprise à partir du 1er octobre 2025 marque une étape majeure de la digitalisation des relations administration-entreprise en Belgique. Ce dispositif, s’il est bien activé et exploité, offre une solution plus rapide, sécurisée et efficace pour recevoir les communications officielles. Toutefois, il impose une vigilance accrue de la part des entreprises — activation du service, processus interne de gestion et archivage rigoureux.
N’hésitez pas à vérifier sans tarder que votre entreprise est bien prête et que vous ne risquez aucun retard ou omission.

Vous avez des questions ? Notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en œuvre ou la vérification de votre e-Box Enterprise. Contactez-nous dès maintenant pour en savoir plus.

Sources

• « Correspondance via l’e-Box : toute la correspondance uniquement via l’e-Box à partir du 1er octobre », Site web du SPF Emploi – Travail et Concertation sociale, 30 septembre 2025.