Goede praktijk : gebruik van de e‑Box Enterprise voor uw communicatie met het FOD Werkgelegenheid Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO)

Wat is de e-Box Enterprise?

De e-Box Enterprise is een beveiligde elektronische brievenbus, speciaal bestemd voor ondernemingen. Hij verzamelt op één plaats alle officiële communicatie van de overheid – zoals de FOD Financiën, de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA) of de FOD WASO.

Voor een onderneming betekent het activeren en raadplegen van de e-Box Enterprise dus dat zij op een betrouwbare, snelle en veilige manier bericht krijgt van de overheid.

Wat verandert er vanaf 1 oktober 2025?

Tot dan toe werd bij de FOD WASO voor ondernemingen enkel de gewone (niet-aangetekende) correspondentie via de e-Box Enterprise verzonden. Aangetekende brieven gingen nog via de post.

Vanaf 1 oktober 2025 gaat dit veranderen : zowel gewone als aangetekende brieven worden via de e-Box Enterprise verzonden, op voorwaarde dat de onderneming deze heeft geactiveerd. 

Concreet voorbeeld : beslissingen inzake administratieve boetes, die vroeger per aangetekende zending werden verstuurd, kunnen nu via de e-Box Enterprise komen.

Waarom deze overgang ?

De overgang dient meerdere doelstellingen :

• Digitalisering en modernisering : Overheidsdiensten in België versterken hun digitale communicatie met ondernemingen, wat zorgt voor snellere procedures, betere traceerbaarheid en minder papieren post.

• Verhoogde veiligheid : De e-Box Enterprise is opgezet als een beveiligd communicatiekanaal, wat de risico’s van verlies, vertraging of niet-ontvangst minimaliseert.

• Duurzaamheid : Minder papiergebruik draagt bij tot een kleinere ecologische voetafdruk, wat past in het bredere beleid van de overheid.

Wat zijn de gevolgen voor uw onderneming ?

Deze wijziging impliceert verschillende aandachtspunten :

• Verhoogde waakzaamheid : Heeft uw onderneming de e-Box Enterprise geactiveerd, dan is dit voortaan het kanaal waar u op moet letten. Niet raadplegen kan leiden tot gemiste berichten.

• Activering noodzakelijk : Is de e-Box Enterprise nog niet geactiveerd, dan is het zaak dit zo snel mogelijk in orde te brengen om niet uit de communicatieflow te vallen.

• Interne meldingsprocedure : Organiseer intern wie de e-Box Enterprise bekijkt, hoe vaak, wat de opvolging is bij ontvangst van een belangrijk document.

• Archivering en ontvangstbewijs : De e-Box Enterprise faciliteert de ontvangst, maar u blijft verantwoordelijk voor een correcte archivering en eventueel bewijs van ontvangst.

• Toekomstgerichte aanpak : Deze maatregel bij de FOD WASO kan een indicatie zijn voor bredere digitalisering bij andere dossiers of instellingen — dit vraagt dus een proactieve houding.

Goede praktijk : 5 tips om in orde te blijven

1. Controleer onmiddellijk of uw e-Box Enterprise is geactiveerd. Ga naar de site (bv. eboxenterprise.be) en verifieer dat de toegang werkt.

2. Wijs een verantwoordelijke aan : een teamlid moet regelmatig de e-Box checken en berichten doorgeven aan de juiste dienst.

3. Introduceer een interne notificatieprocedure : eenmaal bericht ontvangen via de e-Box, dient er een interne workflow te starten voor lezen, classificatie en opvolging.

4. Archiveer de ontvangen correspondentie correct : ook al komt de communicatie sneller binnen dankzij de e-Box, de archivering en bewaring blijven uw taak.

5. Informeer uw team/boekhouding/juridische dienst over deze wijziging : voor ondernemingen die met de FOD WASO werken (boetes, controles, sociale wetgeving…), betekent dit een aanpassing in de werkwijze.

Afronding

De volledige overgang van de correspondentie van de FOD WASO naar de e-Box Enterprise vanaf 1 oktober 2025 is een belangrijke stap in de digitalisering van de relatie tussen overheid en ondernemingen in België. Dit kanaal, mits correct geactiveerd en gebruikt, biedt een snellere, veiligere en efficiëntere manier om officiële berichten te ontvangen. Toch vereist het van ondernemingen dat zij alert zijn : e-Box activeren, intern proces organiseren, archivering in orde brengen.
Controleer dus zonder uitstel of uw onderneming voorbereid is, zodat u geen bericht misloopt of vertraging oploopt.

Vragen ? Ons team staat klaar om u te begeleiden bij de activatie of controle van uw e-Box Enterprise. Contacteer-nous pour en savoir plus.

Bronnen

• Alle briefwisseling vanaf 1 oktober via de e-Box | Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid - Arbeid en Sociaal Overleg