Partez en vacances avec votre voiture de société l’esprit tranquille : l’importance d’une car policy claire

Pourquoi mettre en place une car policy ?

La voiture de société fait partie intégrante du package salarial de nombreux travailleurs. Elle n’est donc pas réservée uniquement aux déplacements professionnels : elle peut aussi être utilisée en dehors des heures de travail, y compris pendant les vacances ! Mais, comme tout avantage, son utilisation s’accompagne de règles à respecter.

Les imprévus sur la route ne manquent pas : amendes, dommages ou même vol du véhicule… Pour éviter tout malentendu et partir l’esprit léger, l’entreprise doit formaliser sa politique d’utilisation dans une car policy claire.

Qui peut conduire la voiture pendant les vacances ?

Première question à clarifier dans la car policy : qui est autorisé à prendre le volant ?
Certaines entreprises limitent l’utilisation au seul travailleur, mais il est courant d’étendre ce droit à la conjointe/le conjoint cohabitant ou aux enfants, que le travailleur soit présent ou non. Cette précision permet d’éviter les mauvaises surprises si un incident survient alors qu’un proche conduisait le véhicule.

Dommages ou accident : qui est responsable ?

Même si l’on espère des vacances sans souci, le risque zéro n’existe pas. Il est donc essentiel de bien définir la responsabilité en cas de sinistre.

• Usage professionnel uniquement : la responsabilité incombe entièrement à l’employeur.

• Infractions graves ou fautes répétées : dans certains cas (conduite sous influence, brûler un feu rouge, etc.), la responsabilité peut être transférée au travailleur.

• Usage privé (vacances, trajets domicile-travail, etc.) : le travailleur est responsable et assume les frais.

La car policy peut aussi prévoir des accords spécifiques, par exemple :

• Franchise toujours à la charge du travailleur,

• Prise en charge de la franchise par l’employeur pour le premier sinistre uniquement,

• Réparations à l’étranger à la charge du travailleur.

Astuce : pensez aussi à formaliser la procédure en cas d’accident (qui prévenir, délai, etc.) et à préciser si une voiture de remplacement est prévue.

Options et confort : que peut-on installer ?

Besoin d’un porte-vélos, d’un coffre de toit ou d’un crochet d’attelage pour voyager plus confortablement ?
La car policy fixe aussi les règles : installation par un concessionnaire agréé, impact éventuel sur la valeur catalogue et sur la contribution personnelle… Tout doit être anticipé pour éviter les frais imprévus.
Certaines options peuvent même être intégrées dans une politique salariale flexible !

Besoin d’un autre véhicule pour les vacances ?

Il arrive que la voiture de société ne suffise pas : famille nombreuse, longs trajets, ou préférence pour un modèle thermique plus autonome… Plusieurs solutions existent, à condition de bien les cadrer :

• Prêter une voiture de pool pendant les vacances (avec avantage forfaitaire),

• Proposer une seconde voiture de société, à usage privé (avec cotisation de solidarité à prévoir).

Carburant et recharge : qui paie quoi ?

Sur la route des vacances, les kilomètres s’enchaînent et il faut bien faire le plein ou recharger !
La car policy doit préciser quand et comment utiliser la carte carburant ou de recharge :

• Prise en charge totale ou partielle par l’employeur ?

• Limite sur le nombre de kilomètres ou sur les frais à l’étranger ?

• Utilisation des bornes rapides : autorisée ou non, en Belgique et à l’étranger ?

Et en cas de vol ?

Si le pire arrive – vol du véhicule, des papiers, des clés ou de la plaque d’immatriculation – une déclaration à la police est impérative, que ce soit en Belgique ou à l’étranger.
N’oubliez pas de vérifier dans la car policy si une assurance complémentaire couvre le vol du contenu du véhicule.

En résumé

Une car policy bien rédigée, c’est la clé pour partir en vacances l’esprit léger avec votre voiture de société. Pour le travailleur : plus de sérénité et moins de stress. Pour l’employeur : clarté, prévention des litiges et gestion maîtrisée des coûts.

Prêt à partir l’esprit tranquille ?

Chez Salary Solution, nous sommes à votre disposition pour vous aider à établir une car policy complète, adaptée à votre entreprise et à vos collaborateurs.
N’attendez plus pour assurer des vacances sans nuage à votre équipe et à vous-même : contactez-nous et offrez-vous la tranquillité d’esprit !