Comment mettre en place le télétravail structurel dans votre entreprise ?

Le télétravail n'est plus obligatoire, ni recommandé. Toutefois, suite à son instauration durant la crise sanitaire, vous envisagez peut-être de continuer à pratiquer le télétravail au sein de votre entreprise.

Salary Solution vous rappelle les règles, les procédures et les frais devant être instaurés pour le télétravail régulier.

Qu'est-ce que le télétravail structurel ?

Le télétravail régulier permet au travailleur d'effectuer de manière constante, régulière et permanente ses prestations une ou deux journées par semaine à domicile plutôt que dans les locaux de l'entreprise. Ce type de télétravail doit être effectué sur une base volontaire dans le chef de l'employeur et du travailleur.

Quelles sont les formalités à entreprendre par l'employeur pour mettre en place le télétravail au sein de son entreprise ?

L'employeur qui souhaite instaurer le télétravail structurel dans son entreprise doit effectuer deux démarches :

• Dans le règlement de travail : il est recommandé de fixer les modalités et les procédures applicables en cas de télétravail structurel. D'une manière générale, nous vous conseillons d'inclure ce cadre dans votre règlement de travail. Il s'agira notamment d'indiquer les fonctions et/ou activités dans l'entreprise compatibles avec le télétravail, de mettre à disposition du travailleur les équipements nécessaires pour le télétravail et au besoin prévoir un soutien technique, établir un horaire de travail et déterminer l'accessibilité du travailleur pendant ses prestations à domicile.

• Dans le contrat de travail : l'employeur est obligé d'établir un accord écrit avec chacun de ses télétravailleurs. En cas de nouvel engagement, la convention écrite doit être établie au plus tard au moment où le travailleur débute ses prestations. Lorsque le contrat est déjà en cours, il convient de faire un avenant écrit. Si vous le désirez, votre conseiller en gestion salariale peut vous fournir un modèle de ce document.

Nous vous conseillons également de joindre une annexe décrivant le matériel confié par l'employeur au travailleur.Par exemple : un PC, une imprimante, un téléphone, etc.

Quelle indemnité pouvez-vous octroyer à vos travailleurs ?

L'employeur est tenu de fournir au travailleur les équipements nécessaires au télétravail, de les installer et de les entretenir. Il doit aussi prendre en charge les coûts de connexion et communications liées au télétravail.

En cas de télétravail régulier au sein de votre entreprise et si le travailleur utilise ses propres équipements, l'employeur a l'obligation de prendre en charge les frais d'installation des programmes informatiques, les frais de fonctionnement et le coût d'amortissement et d'entretien.

En plus, l'employeur doit intervenir dans une série de frais destinés à couvrir les frais engendrés par le travailleur dans l'exécution de son contrat de travail à domicile régulier. On songe notamment aux frais liés au chauffage, à l'électricité, au petit matériel de bureau, etc. Pour être exonéré de cotisations ONSS et de précompte professionnel, l'indemnité ne doit pas dépasser 140,15 euros par mois (montant juin 2022). Le remboursement de ces frais n'est pas obligatoire. Ils ne peuvent être octroyés que lorsque le travailleur preste au moins un jour par semaine à domicile.