Comment mettre en place le télétravail ?

Votre entreprise a certainement eu recours au télétravail durant la période de confinement liée à la crise du coronavirus. Suite à cette première expérience, vous envisagez peut-être de continuer à pratiquer le télétravail au sein de votre entreprise. Nous vous rappelons les règles, les procédures et les frais devant être instaurés pour le télétravail. En principe, le télétravail ne peut être imposé au travailleur. L'obligation pour les entreprises d'organiser le télétravail pour toutes les fonctions pour lesquelles c'est possible est donc uniquement liée à la période du confinement. Qu'est-ce que le télétravail ? Le télétravail est une forme d'organisation du travail utilisant les technologies de l'information et permettant aux travailleurs d'effectuer à domicile de façon régulière ou occasionnelle les prestations habituellement effectuées dans les locaux de l'employeur. On distingue deux formes de télétravail : le télétravail régulier et le télétravail occasionnel. Le télétravail régulier permet au travailleur d'effectuer de manière constante, régulière et permanente ses prestations une ou deux journées par semaine à domicile plutôt que dans les locaux de l'entreprise. Ce type de télétravail doit être réalisé sur une base volontaire dans le chef de l'employeur et du travailleur. Le télétravail occasionnel vise le télétravail effectué de manière exceptionnelle. Cette forme de télétravail est généralement utilisée en cas de force majeure (le coronavirus étant considéré comme tel) ou pour des raisons personnelles (exemples : panne de voiture ou rendez-vous médical). Dans ce cas, le travailleur doit en faire la demande le plus tôt possible à l'employeur et énoncer les raisons de sa demande. L'employeur est libre de refuser car il ne s'agit pas d'un droit absolu du travailleur. Quelles formalités l'employeur doit-il accomplir pour mettre en place le télétravail au sein de son entreprise ? Il est recommandé de fixer les modalités et les procédures applicables en cas de télétravail. D'une manière générale, nous vous conseillons d'inclure ce cadre dans votre règlement de travail. Il s'agira notamment d'indiquer les fonctions et/ou activités dans l'entreprises compatibles avec le télétravail, de mettre à disposition du travailleur les équipements nécessaires pour le télétravail et au besoin prévoir un soutien technique, établir un horaire de travail et déterminer l'accessibilité du travailleur pendant ses prestations à domicile. En ce qui concerne le télétravail régulier, l'employeur est obligé d'établir un accord écrit avec chacun de ses télétravailleurs. En annexe, vous trouverez un exemple d'avenant au contrat de travail permettant de mettre en place le travail à domicile. Il est également conseillé de faire une annexe décrivant le matériel confié par l'employeur au travailleur. Par exemples : un PC, une imprimante, un téléphone, etc. Quelle indemnité pouvez-vous octroyer à vos travailleurs ? En cas de télétravail régulier au sein de votre entreprise et si le travailleur utilise son propre équipement, l'employeur a l'obligation de prendre en charge les frais d'installation des programmes informatiques, les frais de fonctionnement et le coût d'amortissement et d'entretien. En plus, l'employeur peut intervenir dans une série de frais destinés à couvrir les frais engendrés par le travailleur dans l'exécution de son contrat de travail à domicile régulier. On songe notamment aux frais liés au chauffage, à l'électricité, au petit matériel de bureau, etc. Ces frais ne sont pas obligatoires et les montants repris ci-dessous sont les montants maximum.

Type de frais	Conditions exonération de cotisations de sécurité sociale	Conditions exonération de précompte professionnel
Frais de bureau	134,71 euros par mois (montant avril 2022) ou 10% de la rémunération brute afférente au télétravail	Pas de forfait préétabli : il faut faire une demande de ruling
Usage professionnel d'un PC privé	20 euros par mois	20 euros par mois
Usage prof. d'une connexion internet privée	20 euros par mois	20 euros par mois

En cas de télétravail occasionnel instauré dans une situation imprévisible et indépendante de la volonté du travailleur, l'employeur peut rembourser au travailleur certains frais engendrés par le télétravail mais il n'y est pas obligé. Pour les deux formes de télétravail, si le travailleur a d'autres dépenses comme l'utilisation de son propre téléphone ou l'achat de matériel informatique, l'employeur sera tenu de les rembourser sur base des coûts réels.