Aanvraag van een arbeidskaart via het Uniek Loket: wat verandert er sinds 1 mei 2026?

Wat is het Uniek Loket « Working in Belgium »?

Het Uniek Loket « Working in Belgium » is een digitaal platform dat bepaalde aanvragen in verband met de tewerkstelling van buitenlandse werknemers in België centraliseert.

Tot nu toe was het platform vooral bekend bij werkgevers die een aanvraag indienden voor een gecombineerde vergunning, ook wel « single permit » genoemd. Die gecombineerde vergunning is in principe bedoeld voor buitenlandse werknemers uit derde landen die in België willen werken en verblijven voor een periode van meer dan 90 dagen.

De gecombineerde vergunning omvat twee aspecten: de toelating om te werken en de toelating om te verblijven. Het gaat dus om een belangrijke procedure wanneer de tewerkstelling langer duurt dan drie maanden.

Voor kortdurende tewerkstellingen, dat wil zeggen tewerkstellingen van maximaal 90 dagen, geldt een ander regime. In dat geval heeft de werkgever in principe een arbeidskaart en een arbeidsvergunning nodig voor de betrokken werknemer, tenzij er een vrijstelling van toepassing is. Deze documenten hebben betrekking op werknemers die geen onderdaan zijn van een EER-land en ook geen Zwitserse onderdaan zijn.

Wat verandert er sinds 1 mei 2026?

De belangrijkste nieuwigheid is de uitbreiding van het Uniek Loket naar aanvragen voor kortdurende tewerkstelling.

Sinds 1 mei 2026 kunnen werkgevers het Uniek Loket « Working in Belgium » gebruiken om een aanvraag voor een arbeidskaart en arbeidsvergunning in te dienen voor een tewerkstelling van maximaal 90 dagen. Met andere woorden: het platform dient niet langer alleen voor aanvragen van gecombineerde vergunningen voor tewerkstellingen van meer dan 90 dagen. Het wordt ook het referentiekanaal voor bepaalde aanvragen voor arbeidskaarten van korte duur.

Vóór deze uitbreiding moesten werkgevers hun aanvraag doorgaans per e-mail indienen bij de bevoegde regio. Dat betekende dat zij de juiste regionale overheid moesten identificeren, de vereiste documenten via het juiste kanaal moesten bezorgen en het dossier moesten opvolgen via soms verspreide communicatie.

Door het gebruik van het Uniek Loket is het de bedoeling de procedure te vereenvoudigen en te centraliseren. De elektronische indiening maakt het in principe mogelijk om de informatie in één digitale omgeving te verzamelen en het dossier door te sturen naar de bevoegde overheid.

Welke aanvragen vallen hieronder?

Deze nieuwe procedure is van belang voor werkgevers die in België een buitenlandse werknemer in loondienst willen tewerkstellen:

• die onderdaan is van een land buiten de EER;
• die geen Zwitserse onderdaan is;
• voor een periode van maximaal 90 dagen;
• in een situatie waarin een arbeidskaart en arbeidsvergunning vereist zijn.

Het is belangrijk te benadrukken dat niet alle situaties hetzelfde zijn. Bepaalde categorieën van werknemers of bepaalde opdrachten kunnen onder vrijstellingen of specifieke regels vallen. De analyse moet dus altijd geval per geval gebeuren, rekening houdend met de nationaliteit van de werknemer, de duur van de tewerkstelling, de bevoegde regio, het type opdracht en het statuut van de werkgever.

Een vraag ?

Een overgangsperiode in bepaalde regio’s

Hoewel de uitbreiding van het Uniek Loket op 1 mei 2026 in werking is getreden, kunnen bepaalde regio’s een overgangsperiode van enkele maanden voorzien. Tijdens die periode kan het in sommige gevallen nog mogelijk zijn om een aanvraag per e-mail in te dienen.

Die nuance is belangrijk voor werkgevers met dringende dossiers of dossiers die al in voorbereiding zijn. Vooraleer een aanvraag in te dienen, is het daarom aanbevolen om de praktische instructies van de bevoegde regio te controleren. De indieningsregels, formulieren, toe te voegen documenten en aanvaarde kanalen kunnen in zo’n administratieve overgang snel evolueren. 

Arbeidskaart en verblijfsdocumenten: twee zaken die niet mogen worden verward

Het indienen van een aanvraag voor een arbeidskaart ontslaat de werkgever niet van de verplichting om de verblijfssituatie van de buitenlandse werknemer te controleren.

Een werknemer die over een arbeidskaart beschikt, moet ook op het vlak van verblijf in orde zijn. Afhankelijk van zijn situatie kan hij een visum, een verblijfsvergunning of andere documenten nodig hebben om België binnen te komen en er legaal te verblijven gedurende de duur van zijn opdracht.

Dit is een essentieel aandachtspunt: de toelating om te werken en de toelating om te verblijven zijn in de praktijk met elkaar verbonden, maar mogen niet met elkaar worden verward. Voor een kortdurende tewerkstelling moet de werkgever er dus voor zorgen dat het luik « werk » correct wordt behandeld, terwijl hij ook nagaat of de werknemer over de nodige verblijfsdocumenten beschikt.

Waarom is deze digitalisering belangrijk voor werkgevers?

Voor ondernemingen kan deze evolutie meer duidelijkheid bieden, maar ze vraagt ook een aanpassing van bestaande gewoontes.

Werken via een online platform betekent vaak dat het dossier gestructureerder moet worden voorbereid. De documenten moeten beschikbaar, leesbaar, volledig en volgens de voorziene modaliteiten ingediend worden. Een onvolledige of foutief ingediende aanvraag kan tot vertragingen leiden en de praktische organisatie van de tewerkstelling bemoeilijken.

Voor werkgevers die regelmatig internationale profielen aanwerven, wordt het daarom nuttig om intern een duidelijk proces te voorzien: de juiste aanvraagcategorie bepalen, de bevoegde regio identificeren, de documenten verzamelen, de verblijfssituatie controleren en de voortgang van het dossier opvolgen.

Hoe bereidt u een aanvraag goed voor?

Vooraleer een aanvraag via het Uniek Loket in te dienen, is het aangewezen om verschillende elementen te controleren.

De werkgever moet eerst bevestigen dat de werknemer effectief onder de verplichting van een arbeidskaart valt. Daarna moet hij bepalen of de tewerkstelling maximaal 90 dagen duurt of langer dan 90 dagen, aangezien dit onderscheid de toepasselijke procedure beïnvloedt.

Ook de bevoegde regio moet worden geïdentificeerd. In België behoren de regels rond de tewerkstelling van buitenlandse werknemers gedeeltelijk tot de bevoegdheid van de regio’s. Afhankelijk van de plaats van tewerkstelling kan de bevoegde overheid dus verschillen.

Tot slot is het belangrijk om de nodige documenten te verzamelen vóór de aanvraag wordt ingediend. De exacte lijst kan afhangen van de concrete situatie, maar kan onder meer betrekking hebben op de werkgever, de werknemer, de functie, de duur van de tewerkstelling en de arbeidsvoorwaarden.

Conclusie

Sinds 1 mei 2026 wordt het gebruik van het Uniek Loket « Working in Belgium » uitgebreid naar aanvragen voor een arbeidskaart en arbeidsvergunning voor buitenlandse werknemers van buiten de EER en buiten Zwitserland die in België worden tewerkgesteld voor een periode van maximaal 90 dagen.

Deze evolutie past binnen een bredere logica van centralisering en digitalisering van administratieve procedures. Voor werkgevers biedt dit een meer gestructureerd kader, maar het vraagt ook een zorgvuldige voorbereiding van het dossier en bijzondere aandacht voor de verblijfsdocumenten van de werknemer.

Wilt u een buitenlandse werknemer aanwerven en vraagt u zich af welke procedure u moet volgen? Heeft u hulp nodig bij het indienen van een aanvraag voor een arbeidskaart of een gecombineerde vergunning? 

Neem contact met ons op

Bronnen

• Wet van 12 februari 2026 houdende instemming met het samenwerkingsakkoord van 31 januari 2025 tussen de Federale Staat, het Waals Gewest, het Vlaams Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Duitstalige Gemeenschap, B.S. 30 april 2026.
• Uniek Loket Working in Belgium: https://guichetunique.workinginbelgium.be/fr/index.html
• Working in Belgium, informatie over de gecombineerde vergunning: https://www.workinginbelgium.fgov.be/fr/permis-unique.html
• Wallonië, « Permis de travail B : demandes en ligne dès le 1er mai »: https://emploi.wallonie.be/en/home/actualites/actualites/permis-de-travail-b-demandes-en-ligne-des-le-1er-mai.html
• Brussel Economie en Werkgelegenheid, arbeidsvergunningen voor werknemers: https://economie-emploi.brussels/autorisation-travail