Jaarverslag van de SIPPT: een verplichting die u niet mag negeren

Dit verslag is geen loutere administratieve formaliteit. Het vormt een essentieel instrument binnen het preventiebeleid van de onderneming en kan op elk moment door de inspectie worden opgevraagd. Het is dan ook aangewezen om dit verslag tijdig en zorgvuldig op te stellen.

In dit artikel overlopen we de verplichtingen met betrekking tot de SIPPT, de inhoud van het jaarverslag en de aandachtspunten om in orde te blijven met de regelgeving.

De SIPPT: een verplichting voor elke werkgever

Als werkgever bent u wettelijk verplicht om alle nodige maatregelen te nemen om het welzijn van uw werknemers op het werk te bevorderen. Deze verplichting maakt deel uit van een globale preventiebenadering die onder meer betrekking heeft op:

• veiligheid op het werk;

• bescherming van de gezondheid;

• preventie van psychosociale risico’s;

• ergonomie;

• arbeidshygiëne.

Om dit preventiebeleid te kunnen uitvoeren, moet elke onderneming beschikken over de vereiste expertise, zowel intern als – indien nodig – extern.

Ongeacht de grootte van uw onderneming bent u verplicht om een Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (SIPPT) op te richten.

Samenstelling van de SIPPT: welke regels gelden?

De SIPPT moet bestaan uit minstens één preventieadviseur, gekozen onder de personeelsleden van de onderneming.

De regelgeving maakt hierbij een onderscheid naargelang de grootte van de onderneming:

• Minder dan 20 werknemers
  De werkgever mag zelf de functie van preventieadviseur uitoefenen. In dat geval moet hij verplicht een beroep doen op een erkende Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPBW).

• Vanaf 20 werknemers
  Eén of meerdere preventieadviseurs moeten binnen de onderneming worden aangesteld, met competenties die afgestemd zijn op de aanwezige risico’s.

De SIPPT speelt een cruciale rol bij het identificeren van risico’s, het invoeren van preventiemaatregelen en het opvolgen van de ondernomen acties.

Het jaarlijks verslag van de SIPPT: waarover gaat het?

Elk jaar is de preventieadviseur verplicht om een jaarlijks verslag op te stellen over de werking van de SIPPT.

Dit verslag heeft tot doel een gestructureerd overzicht te geven van het preventiebeleid binnen de onderneming. Het laat onder meer toe om:

• de preventieactiviteiten van het voorbije jaar te evalueren;

• arbeidsongevallen en eventuele incidenten te analyseren;

• aanhoudende of nieuwe risico’s te identificeren;

• aanbevelingen te formuleren voor het volgende jaar.

Het gaat dus om een essentieel document, zowel voor de werkgever als voor de overlegorganen en de controlediensten.

Welk formulier moet worden gebruikt?

Het jaarlijks verslag moet worden opgesteld aan de hand van een officieel formulier, waarvan het type (formulier A, B of C) afhangt van de organisatie van de SIPPT.

Deze formulieren zijn beschikbaar:

• op de website van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;

• bij de regionale directies of bij de Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk.

Daarnaast is er ook een officiële toelichtende nota beschikbaar die stap voor stap uitlegt hoe de verschillende rubrieken van het formulier moeten worden ingevuld.

Belangrijke wijziging: geen automatische verzending meer

Sinds de inwerkingtreding van het koninklijk besluit van 7 februari 2018 is er een belangrijke wijziging doorgevoerd.

👉 Het jaarlijks verslag van de SIPPT moet niet langer worden overgemaakt aan de Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk binnen de drie maanden na het betrokken kalenderjaar.

Dit betekent echter niet dat de verplichting is verdwenen.

Het verslag moet binnen de onderneming worden bewaard en ter beschikking worden gehouden van de inspectiediensten. Bij een controle kan de inspecteur vragen om het verslag onmiddellijk in te kijken.

Het ontbreken van een verslag, een onvolledig document of een verslag dat niet conform is opgesteld, kan leiden tot opmerkingen, bevelen of zelfs sancties.

Goede praktijken om conform te blijven

Om problemen te vermijden, is het aangewezen om:

• de opmaak van het verslag tijdig te plannen, bij voorkeur aan het begin van het daaropvolgende jaar;

• de betrokken actoren te betrekken (directie, preventieadviseur, EDPBW);

• een ondertekende en gedateerde versie van het verslag te bewaren;

• te zorgen voor samenhang tussen het jaarverslag, het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan.

Een goed opgesteld verslag is niet alleen een bewijs van conformiteit, maar ook een waardevol instrument om het welzijn op het werk verder te verbeteren.

Behoefte aan begeleiding?

De regelgeving inzake welzijn op het werk evolueert voortdurend en roept in de praktijk vaak vragen op.

👉 Twijfelt u over uw SIPPT of over de opmaak van het jaarlijks verslag?
👉 Wilt u nagaan of uw organisatie volledig conform is?

Aarzel niet om contact met ons op te nemen.
Onze experts staan voor u klaar om u te begeleiden en u persoonlijk advies te geven.

Neem contact met ons op

Bronnen

• Codex over het welzijn op het werk, artikelen II.1-6, §1, 2°, b en I.2-22

• Koninklijk besluit van 7 februari 2018, Belgisch Staatsblad van 26 februari 2018

• FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg – www.werk.belgie.be