Du neuf en matière d'indemnité forfaitaire pour le télétravail

Depuis bientôt un an, le télétravail s'impose à beaucoup de travailleurs mais la réglementation n'était pas toujours adaptée à cette nouvelle réalité. Le fisc a donc mis en place une nouvelle circulaire* dans laquelle il détaille les nouvelles règles applicables au télétravail. A partir du 1er mars 2021, les règles d'octroi des indemnités pour le télétravail sont les mêmes pour le fisc et l'ONSS. Ces règles continueront à s'appliquer avec la crise de coronavirus. Salary Solution fait le point avec vous sur les indemnités et les dépenses qui peuvent être remboursées aux travailleurs sans être soumises au précompte professionnel. Pouvez-vous rembourser le matériel de bureau ? L'ONSS et le fisc acceptent le remboursement au travailleur de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique. On pense notamment au siège de bureau, à une armoire de bureau, une lampe de bureau, un deuxième écran, une imprimante, un clavier, un casque téléphonique, etc. Ce matériel pourra être remboursé au travailleur en plus de l'indemnité de bureau mais le montant doit rester raisonnable et remplir les conditions suivantes :

• Le travailleur doit fournir la preuve des frais réellement engagés via une facture par exemple
• Démontrer que ces frais sont nécessaires pour pouvoir exercer l'activité professionnelle à domicile dans des circonstances normales
• Le remboursement doit concerner du matériel similaire à celui qui est mis à disposition sur le lieu de travail.

Toutefois, le fisc et l'ONSS n'acceptent pas que l'employeur rembourse chaque année ce matériel de bureau. La circulaire contient un tableau avec les périodes d'amortissements indicatives. A titre d'exemple, cette période est de 10 ans pour une chaise de bureau, de 5 ans pour une lampe ou de 3 ans pour une imprimante. Quel est le montant de l'indemnité de bureau? Une indemnité de bureau de maximum 129,48 euros par mois peut être accordée aux travailleurs. Cette indemnité est portée à 144,31 euros par mois pour les mois d'avril, mai et juin 2021. Elle ne concerne que le télétravail structurel et régulier, c'est-à-dire si le travailleur preste au moins un jour ouvrable par semaine à domicile. Elle couvre l'usage d'un espace de bureau au domicile du travailleur, les fournitures informatiques et d'impression, les fournitures de bureau ; les fournitures de base comme l'eau, l'électricité et le chauffage ; le café, l'eau ou les rafraîchissements, etc. Le montant octroyé peut être différent en fonction des catégories de personnel mais la distinction devra se faire sur base de critères objectifs. En cas de prestations à temps partiel, le montant maximal ne doit pas être obligatoirement réduit au prorata du temps de travail mais il est possible de le faire. Par contre, si le travailleur ne fait pas du télétravail au moins un jour par semaine de manière structurelle et régulière, l'employeur ne peut pas lui accorder une indemnité de télétravail. S'il le fait quand même, des cotisations ONSS et du précompte professionnel seront dus sur cette indemnité. Pouvez-vous octroyer d'autres indemnités ?

• INTERNET : l'employeur peut intervenir à concurrence de 20 euros par mois au maximum lorsque la connexion internet du travailleur est réellement utilisée dans le cadre du télétravail.

• ORDINATEUR : lorsqu'un ordinateur privé ou une installation informatique (PC desktop ou laptop mais aussi les tables ou autres périphériques et logiciels) est utilisé par le travailleur pour le travail à domicile, l'employeur peut lui accorder une indemnité d'un montant maximal de 20 euros par mois.

• DEUXIEME ECRAN, IMPRIMANTE, SCANNER PERSONNEL : pour les travailleurs qui n'utilisent pas leur propre PC mais un deuxième écran d'ordinateur et/ou une imprimante/un scanner propres, le forfait de 20 euros pour l'utilisation d'un ordinateur privé n'est pas applicable. Cependant, l'employeur peut payer un montant forfaitaire supplémentaire de 5 euros par mois par appareil utilisé. Et ce, avec un maximum de 10 euros par mois, pour une durée maximale de 3 ans.

*Circulaire 2021/C/20 du 26 février 2021 relative aux interventions de l'employeur pour le télétravail