Comment préparer les élections sociales dans votre entreprise ?

A l’instar de ce qui est fait au niveau politique, les entreprises doivent aussi organiser des élections sociales tous les 4 ans. Les prochaines élections se tiendront durant la période allant du 13 au 26 mai 2024.

Cela peut sembler lointain mais en réalité, la procédure électorale débute 150 jours avant la date des élections. Il est donc important d’anticiper afin de vous organiser pour préparer ces élections.

La procédure liée aux élections sociales est complexe et remplie de règles strictes. Notre service Consultancy peut vous accompagner dans ces étapes pour réduire votre charge de travail et veiller au respect des délais fixés. Si vous souhaitez obtenir l’aide de nos experts, il vous suffit de demander un devis en envoyant un mail à l’adresse consultancy@salarysolution.be .

Quelles entreprises doivent organiser des élections sociales ?

Les entreprises qui ont atteint un certain seuil d’occupation doivent organiser des élections sociales et voter pour l’un de ces deux organes :

• Les entreprises qui occupent habituellement au moins 100 travailleurs pendant la période du 1/10/2022 au 30/09/2023 inclus doivent voter pour le conseil d’entreprise.
• Les entreprises qui occupent habituellement entre 50 travailleurs et 99 travailleurs pendant la période du 1/10/2022 au 30/09/2023 inclus votent pour un comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT).

Les entreprises occupant moins de 50 travailleurs ne doivent pas organiser d’élections sociales.

Pour déterminer l’effectif moyen dans l’entreprise, il y a lieu de se baser sur une formule spécifique qui tient compte du nombre de jours civils durant lesquels les travailleurs, apprentis et les PFI/FPI ont été inscrits à la Dimona pendant la période de référence. Les travailleurs en incapacité de travail et les travailleurs en crédit-temps à temps plein doivent également être pris en compte.

Quelle procédure faut-il respecter ?

X-60 : démarrage de la procédure préélectorale en décembre 2023

La procédure électorale démarre le jour X-60, soit 60 jours avant celui où vous annoncez la date des élections. En fonction de la date effective des élections, le jour X-60 se situera entre le 15 et le 28 décembre 2023.

Lors de cette étape, vous devez communiquer par écrit la structure de votre/vos unité(s) d’exploitation, les titres de fonction des cadres et de la direction, le nombre de travailleurs par catégorie à la fin de la période de référence (ouvriers, employés, cadres, dirigeants, jeunes travailleurs) et les dates précises du jour X (le jour où vous affichez l’avis annonçant la date des élections sociales au sein de votre entreprise) et du jour Y (le jour proprement dit des élections).

X-30 : début de la période de protection en janvier 2024

Tous les candidats qui figurent sur les listes définitives de candidats bénéficient d’une protection spéciale contre le licenciement, qu’ils soient élus ou non. En pratique, cela signifie que vous ne pouvez pas licencier les candidats aux élections sauf pour un motif grave ou pour des raisons économiques ou techniques.

La période de protection dite occulte débute le jour X-30 (30 jours avant le jour X) et dure 4 ans jusqu’au renouvellement du CPPT et/ou du conseil d’entreprise. On parle de période occulte car au moment où la protection démarre, bien que vous ne connaissez pas encore le nom des candidats, ceux-ci sont pourtant déjà protégés contre le licenciement. Les candidatures ne sont communiquées à l’employeur que le jour X+35 soit 35 jours après l’affichage.

X : démarrage de la procédure électorale en février 2024

La procédure électorale court du jour X au jour Y.

Le jour X, vous devez faire connaître aux travailleurs la date des élections (Y). En plus de la date, vous devrez communiquer l’horaire, le mode de scrutin (électronique ou non), le calendrier électoral, le nombre de mandats, les listes électorales et la liste avec les noms du personnel et des cadres.

Y : jour des élections en mai 2024

Comme au niveau politique, chaque bureau de vote constitué pour les élections sociales est composé d’un président, d’un secrétaire et de quatre assesseurs.

Le comptage doit être effectué le jour même après le vote et les résultats ainsi que les procès-verbaux correspondants seront transmis au SPF ETCS via une application web sécurisée.

Y+2 : publication des résultats

Au plus tard deux jours après celui du scrutin (jour Y+2), vous afficherez les résultats au sein de votre entreprise.

La protection contre le licenciement continuera à s’appliquer aussi bien aux candidats élus qu’aux non élus.

Quelles sont les conséquences si l’entreprise n’organise pas d’élections sociales ?

Les entreprises qui atteignent les seuils ci-dessus sont obligées d’organiser des élections sociales ou à tout le moins, de lancer la procédure même si les travailleurs ne sont pas intéressés d’introduire leur candidature ou si elles disposent déjà d’un organe de concertation alternatif.

A défaut, l’entreprise pourra se voir infliger une sanction de niveau 3 à savoir une amende pénale de 800 à 8.000 euros ou une amende administrative de 400 à 4.000 euros. Les deux amendes sont multipliées par le nombre de travailleurs concernés.

Quelles sont les nouveautés pour les élections 2024 ?

Le premier changement concerne la convocation des électeurs. Il est à présent possible d’envoyer directement la convocation à l’ensemble des travailleurs (présents ou absents à ce moment-là dans l’entreprise) par d’autres moyens comme l’e-mail professionnel pour les travailleurs qui disposent de matériel numérique. L’employeur doit pouvoir prouver l’envoi et la réception de la convocation. Toutefois, cela nécessite un accord unanime conclu au sein du conseil d’entreprise ou du CPPT au plus tard le jour X.

Le deuxième changement concerne le vote électronique à distance. Il n’est plus obligatoire d’installer un logiciel de vote sur le réseau sécurisé de l’entreprise. L’employeur peut désormais choisir en concertation avec le fabricant du logiciel, d’assurer la sécurité soit par le biais du réseau de l’employeur ou soit par le biais du réseau du fabricant qui doit alors fournir les garanties nécessaires à cet effet.