Frais de parcours et de séjour : impact des nouveautés intervenues le 1er septembre 2017 pour le secteur privé

Une circulaire administrative du SPF Finances parue le 22 janvier 2018 détaille un peu plus l'impact pour le secteur privé des nouvelles dispositions entrées en vigueur au 1er septembre 2017 en matière d'allocations et d'indemnités accordées aux agents de l'Etat (arrêté royal du 13 juillet 2017). Envie d'en savoir plus sur les changements intervenus au niveau des indemnités pour frais de parcours et pour frais de séjour en Belgique ?

Indemnités pour frais de parcours

Transports publics

Les frais consentis par les travailleurs du secteur privé qui effectuent des voyages de service au moyen des transports publics peuvent être indemnisés sur base du coût de la carte-train en 2ème classe. Ceci dit, rien n'interdit de rembourser à due concurrence un travailleur qui effectuerait un voyage de service en première classe. Cela n'affectera en rien l'exonération de l'indemnisation y afférente.

Véhicule personnel

Pour la période du 1er juillet 2017 au 30 juin 2018, le montant de l'indemnité kilométrique que l'Etat accorde à son personnel pour les déplacements de service est fixé à 0,3460 EUR par kilomètre. Les indemnités qu'un employeur accorde à ses travailleurs pour l'utilisation d'une voiture, d'une motocyclette ou d'un cyclomoteur pour les voyages de service, constituent pareillement un remboursement non imposable de frais propres à l'employeur lorsqu'elles n'excèdent pas le montant repris ci-avant, considéré comme une « norme sérieuse ». L'Administration ne fait nulle part mention dans sa circulaire du controversé plafond de 24.000 km au-dessus duquel elle considère traditionnellement le kilométrage parcouru comme anormalement élevé et qui figure dans le commentaire administratif (ComIR 92, n° 31/36). Seul le fonctionnaire dirigeant ou son délégué peut fixer un maximum dans l'autorisation qu'il accorde d'utiliser le véhicule personnel pour les déplacements de service.

Bicyclette

L'indemnité-vélo de 0,23 EUR par kilomètre (pour l'exercice d'imposition 2018), est une norme sérieuse qui peut également être appliquée dans le secteur privé lorsqu'un travailleur effectue des déplacements de service avec sa bicyclette. Compte tenu de ce qui est précisé dans l'AR du 13.07.2017, tous les types de bicyclettes sont ici visés (vélo de ville, vélo de course, vtt, vélo électrique avec aide au pédalage jusqu'à un maximum de 25 km par heure, '). Cette indemnité-vélo est également considérée comme une norme sérieuse pour les fauteuils roulants motorisés ou non-motorisés ou pour un autre moyen de transport léger non motorisé

Indemnités pour frais de séjour en Belgique

Une indemnité forfaitaire journalière pour frais de séjour est accordée au membre du personnel astreint à se déplacer en Belgique dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. Cette indemnité couvre des frais de repas. Elle est accordée sous les conditions cumulatives suivantes : - le déplacement est d'une durée minimale de 6 heures ; - le déplacement est supérieur à un rayon de 25 km en dehors de l'agglomération de la résidence administrative s'il en existe une ou, à défaut, à un rayon de 25 km en dehors de la commune de la résidence administrative ; - le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge par le service fédéral ou par un tiers du repas ; - le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage (titre-repas, restaurant d'entreprise) visant à couvrir des frais de repas. Le montant de l'indemnité forfaitaire s'élève à 10 euros par jour (montant de base non-indexé). Ce montant est rattaché à l'indice pivot 138,01 (14). A partir du 01.09.2017, il s'élève à 16,73 euros par jour. Lorsque la nature même de la fonction du membre du personnel implique des prestations régulières à l'extérieur de la résidence administrative, le fonctionnaire dirigeant ou son délégué peut décider d'octroyer une indemnité forfaitaire mensuelle équivalant à un certain nombre de fois l'indemnité journalière de 16,73 EUR. Dans un tel cas, les 2 premières conditions reprises ci-dessus ne doivent pas être remplies. L'indemnité forfaitaire mensuelle ne peut toutefois jamais dépasser 16 fois l'indemnité forfaitaire journalière pour un membre du personnel ayant des prestations à temps plein. Le maximum est déterminé au prorata pour des prestations à temps partiel. Cela correspond donc à une indemnité mensuelle maximale de 267,68 EUR. Lorsqu'un membre du personnel est astreint à loger en Belgique hors de sa résidence à l'occasion de l'exercice de sa fonction, une indemnité forfaitaire journalière complémentaire est accordée pour frais de séjour. Cette indemnité couvre des frais de logement. Elle est accordée sous les conditions cumulatives suivantes : - le déplacement est supérieur à un rayon de 75 km en dehors de l'agglomération de la résidence administrative s'il en existe une, ou, à défaut, à un rayon de 75 km en dehors de la commune de la résidence administrative ; - le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge du logement par le service fédéral ou par un tiers ; - le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage de même nature (ex. logement gratuit). Le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de logement s'élève à 125,50 EUR par nuit depuis le 1er septembre 2017. En réponse à la question parlementaire n° 387 du 29.04.2013, posée par madame Veerle Wouters, il a été précisé que les indemnités de séjour forfaitaires que les entreprises accordent aux membres de leur personnel pour des voyages de service en Belgique en remboursement de frais qui leur sont propres ne comportent aucune part imposable si : - le montant de ces indemnités est fixé en tenant compte : * du nombre réel de déplacements ; * des exigences de durée minimum des déplacements effectués qui s'appliquent pour les fonctionnaires fédéraux ; - ce montant ne dépasse pas les indemnités que l'Etat accorde à son personnel sur base de l'arrêté royal du 13.07.2017, considérées comme une norme sérieuse pour le secteur privé. L'Administration n'exige toutefois pas le respect des distances maximales de 25 km ou 75 km. Les autres conditions doivent en revanche bien être remplies (durée, prise en charge du repas ou du logement, etc. Les montants maximums repris dans le tableau ci-dessous constituent dans ce cadre un remboursement non-imposable de frais propres à l'employeur ou à la société, pour autant évidemment que les autres conditions soient remplies.

Précisions complémentaires

1. La durée du voyage de service est calculée à partir du départ du lieu de travail jusqu'au retour au lieu de travail à moins que le départ ait lieu directement du domicile ou que le retour ait lieu directement au domicile. 2. Lorsqu'un repas gratuit est offert dans le cadre d'une mission de service par exemple par un client, un fournisseur, etc ', le travailleur ou le dirigeant d'entreprise ne peut pas revendiquer l'indemnité pour frais de séjour. Cette règle est également applicable lorsque le travailleur ou le dirigeant d'entreprise est invité à suivre durant son temps de travail en dehors de son domicile ou de son lieu de travail, un cours, un séminaire, un groupe de travail, etc ', pour lesquels le prix du repas est inclus dans le droit d'inscription que l'employeur ou la société paie ou lorsque un repas gratuit est offert par l'organisateur du cours, du séminaire, du groupe de travail, etc. 3. Le travailleur ne peut pas non plus revendiquer l'indemnité pour frais de séjour s'il a accès à un restaurant d'entreprise de son employeur ou de la société à l'endroit où la mission de service est exercée. Exemple : une entreprise a des établissements à Ostende et à Namur. Il y a un restaurant d'entreprise dans les deux établissements. Un travailleur qui est occupé à Ostende doit se rendre en mission de service à Namur. S'il a accès à un restaurant d'entreprise, il n'y a pas de raisons pour accorder une indemnité pour frais de séjour. 4. L'indemnité forfaitaire journalière complémentaire pour frais de séjour (logement) ne peut être accordée si le travailleur ou le dirigeant d'entreprise dispose d'un logement gratuit sur place. 5. L'octroi de l'indemnité de séjour forfaitaire précitée ne peut pas être cumulé avec le remboursement de frais de repas et de nuitée sur base de pièces justificatives. C'est également le cas pour un dirigeant d'entreprise qui a un mandat dans deux sociétés différentes X et Y et qui effectue un déplacement de service combiné pour les deux sociétés. Il ne peut être admis que tant l'octroi d'une indemnité de séjour forfaitaire par une société X qu'un remboursement de frais de repas et de nuitée par une société Y pour le travailleur concerné soit considéré comme un remboursement non- imposable de frais propres à chaque société. Vu qu'il s'agit déjà dans ce cas d'un remboursement de frais réels par la société Y sur base de pièces justificatives, l'octroi d'indemnités de séjour forfaitaires par la société X constitue une rémunération imposable pour le dirigeant d'entreprise. Dans le même ordre d'idée, une combinaison de deux indemnités de séjour forfaitaires ne peut être acceptée pour un déplacement de service combiné visé ci-avant. En pareil cas, une des deux indemnités constitue une indemnité imposable pour le dirigeant d'entreprise concerné. 6. Lorsque des chèques-repas sont octroyés pour indemniser les frais de repas lors des déplacements de service à l'étranger, l'intervention de l'employeur dans le chèque-repas doit être portée en diminution de l'indemnité forfaitaire. 7. Les indemnités de séjour forfaitaires précitées, accordées pour un voyage de service en Belgique sur ordre de l'employeur ou de la société ne constituent pas la norme pour les indépendants qui recueillent des bénéfices et profits tels que visés aux articles 24 et 27, CIR 92. Les indépendants qui effectueraient des « voyages de service » de même nature dans le cadre de leur activité professionnelle, doivent établir la réalité et le montant des frais consentis dans ce cadre au moyen de pièces justificatives, ou en cas d'impossibilité, par tout moyen de preuve admis par le droit commun, à l'exception du serment. 8. Dans la mesure où les indemnités accordées excèdent les montants maximums précités, elles constituent en principe des rémunérations imposables. Lorsque les déplacements de service ne respectent pas la durée minimum prescrite en la matière, elles constituent également en principe une rémunération imposable. L'octroi d'une indemnité de séjour non-imposable plus élevée reste toutefois possible à condition que l'employeur fournisse la double preuve que : - l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ; - elle est effectivement consacrée à de tels frais. Il en va de même pour les indemnités accordées en remboursement de frais propres à l'employeur ou à la société pour des déplacements de service de moins de 6 heures. Source: Circulaire n° 2018/C/8 relative aux indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, www.fisconetplus.be, © SPF Finances, 22/01/2018