Vacances annuelles et fermeture collective : comment gérer les salariés sans assez de congés payés ?

Le principe : chômage temporaire en cas d’insuffisance de congés

Lorsque la fermeture collective dépasse le nombre de jours de congés légaux disponibles pour certains membres de votre équipe, ces jours ne sont pas couverts par le pécule de vacances.
Heureusement, il est prévu que vos salariés puissent, en principe, être mis en chômage temporaire pour cause de fermeture collective et bénéficier d’une allocation de l’ONEM pour les jours non couverts.

Qui est concerné ?

• Les travailleurs (ouvriers et employés) qui, sur la base de leurs prestations de l’an passé, n’ont pas assez de jours de vacances pour couvrir toute la période de fermeture.

• Les nouveaux collaborateurs qui ont déjà utilisé une partie de leurs congés chez leur employeur précédent.

Cas pratiques : comment ça se passe ?

Exemple 1 :
Un ouvrier a droit à 8 jours de vacances en 2025. L’entreprise ferme 15 jours ouvrables en juillet.

• 8 premiers jours : couverts par le pécule de vacances (caisse de vacances).

• 7 jours suivants : indemnisés via le chômage temporaire ONEM.

Exemple 2 :
Un employé rejoint votre entreprise le 1er avril 2025 après avoir déjà pris 11 jours (sur ses 20 jours annuels) chez son ancien employeur. L’entreprise ferme 15 jours en août.

• 9 premiers jours : couverts par le pécule de vacances.

• 6 jours suivants : allocation de chômage temporaire ONEM.

Points de vigilance : priorité aux jours de congés légaux

En tant qu’employeur, il est obligatoire d’imposer à vos collaborateurs de prendre d’abord leurs jours de congés légaux (et vacances jeunes/seniors le cas échéant) durant la fermeture collective.

Attention !
Si un salarié a déjà épuisé ses jours de congés avant la fermeture, les jours restants non couverts ne donnent droit ni à un pécule de vacances, ni à une allocation de chômage.

Exemple :
Un employé a droit à 20 jours de vacances. Il en prend 10 avant la fermeture de 15 jours. Il recevra son pécule de vacances pour 10 jours, mais ne touchera rien pour les 5 jours excédentaires.

Vos obligations administratives

Pour garantir le droit à l’allocation de chômage temporaire, il est important de respecter certaines démarches :

Pour l’employeur :

• Début du chômage temporaire : faire une déclaration électronique (DRS scénario 2) pour permettre à l’ONEM de calculer l’allocation.

• Après le mois écoulé : déclaration électronique DRS scénario 5, précisant les heures de chômage temporaire.

• Complément à payer : depuis le 1er février 2025, vous devez (en principe) verser un complément de 5,20 € par jour couvert par une allocation de chômage temporaire.

Pour le travailleur :

• Il complète le formulaire électronique C3.2 via l’application eC32 ou le portail de la sécurité sociale.

• Il indique toutes les prestations effectuées pendant la fermeture.

• Il transmet le formulaire à son organisme de paiement en fin de mois.

En résumé : facilitez la gestion, sécurisez la conformité !

En cas de fermeture collective, le chômage temporaire pour cause de fermeture est une solution efficace pour garantir le revenu de vos salariés, tout en respectant vos obligations légales.
Veillez à rappeler à vos équipes qu’ils doivent d’abord utiliser leurs jours de congés légaux durant la fermeture, et accomplissez vos démarches administratives dans les délais.

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