Embaucher un étudiant pendant les vacances : ce qu’il faut savoir

Les conditions pour engager un étudiant

En 2025, un étudiant a droit à un maximum de 650 heures de travail par année civile sous contrat étudiant. Ces heures sont soumises à une cotisation de solidarité, moins lourde que les cotisations sociales ordinaires. Ce quota se renouvelle chaque année.

Pour chaque engagement, il est obligatoire de réaliser une déclaration DIMONA de type “STU”. Cette formalité, indispensable, permet d’alimenter le compteur officiel des heures travaillées et de garantir que l’étudiant ne dépasse pas son plafond. L’étudiant peut suivre son solde d’heures sur la plateforme student@work, accessible avec une carte d’identité électronique ou un token citoyen.

À retenir : Avant de signer un contrat, demandez à l’étudiant une attestation du nombre d’heures encore disponibles. Cela vous évite bien des surprises !

Quelles preuves demander à l’étudiant ?

Pour bénéficier du régime étudiant, il faut pouvoir prouver que la personne engagée est réellement étudiante. Une simple carte d’étudiant ne suffit pas. Exigez une attestation d’inscription dans un établissement d’enseignement (haute école ou université) pour l’année en cours. Vous n’avez pas à la transmettre spontanément à l’ONSS, mais conservez-la : elle peut être demandée en cas de contrôle.

Le contrat d’occupation étudiant, mode d’emploi

Le contrat doit être écrit, établi en deux exemplaires, et conclu au plus tard lors de l’entrée en fonction. Il s’agit d’un contrat à durée déterminée, d’une durée maximale de 12 mois.

Quelques éléments obligatoires à ne pas oublier :

• Les dates de début et de fin.

• Le nombre d’heures prévues.

• Les modalités de la période d’essai (3 premiers jours).

• L’horaire de travail, ou la référence à l’horaire du règlement intérieur.

Pendant toute la durée du contrat, pensez à remettre à l’étudiant le règlement de travail, et faites-lui signer un accusé de réception. N’oubliez pas non plus de souscrire une assurance contre les accidents du travail, obligatoire pour tous les étudiants.

Bon à savoir : Un modèle de contrat d’occupation étudiant est disponible sur notre site internet, dans l’onglet « Documents ». N’hésitez pas à l’utiliser pour simplifier vos démarches !

Et si tout ne se passe pas comme prévu ?

Il arrive parfois que la collaboration ne fonctionne pas comme espéré. Voici les différentes situations possibles pour rompre un contrat étudiant :

Pendant la période d’essai (3 premiers jours)

Durant cette période, l’employeur ou l’étudiant peuvent mettre fin au contrat sans préavis ni indemnité. Aucun formalisme n’est exigé, mais il est recommandé de confirmer la rupture par écrit pour éviter tout malentendu.

Après la période d’essai

Une fois l’essai passé, la rupture est possible, mais elle doit respecter un délai de préavis :

• Contrat ≤ 1 mois : 3 jours de préavis en cas de licenciement, 1 jour si c’est l’étudiant qui démissionne.

• Contrat > 1 mois : 7 jours de préavis pour l’employeur, 3 jours pour l’étudiant.

Le préavis commence le lundi suivant la notification.
En cas de maladie prolongée (plus de 7 jours calendaires d’affilée), l’employeur peut rompre le contrat après le 7e jour d’absence, moyennant le paiement d’une indemnité équivalente au préavis.

Attention à la forme !

Si le contrat n’a pas été rédigé correctement (ou si la DIMONA est manquante), l’étudiant peut mettre fin à la collaboration à tout moment, sans préavis ni indemnité.
De plus, sans certaines mentions essentielles (dates, horaire...), ce sont les règles des contrats à durée indéterminée qui s’appliquent. L’employeur devra alors respecter des délais de préavis plus longs, sauf preuve du contraire.

En résumé : simplicité et vigilance pour un job étudiant réussi

Embaucher un étudiant, c’est une belle opportunité pour toutes les parties. Mais pour que l’expérience reste positive, il est essentiel de respecter les démarches administratives, d’être clair sur les droits et obligations, et de savoir comment réagir si une rupture de contrat devient nécessaire.
Un recrutement bien préparé, c’est la clé pour des vacances sereines, aussi bien pour l’employeur que pour l’étudiant !

Besoin d’aide ou de conseils personnalisés pour gérer vos étudiants ? Notre équipe est là pour vous accompagner, toujours avec le sourire !